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在本章节,我们会详细介绍日常办公中经常接触到的一些系统功能,包括公告、知识库、工作日志、外勤管理、发起和办理流程以及数据上报;帮助文档会融合PC端和手机端,从细处着手,将以上各项数据的来源、操作等详细呈现给大家。

公告如何管理公告

公告的新增,需要具备权限“允许发布和管理公告”,且公告只能够在PC端进行发布和管理;如果具备“允许发布和管理公告”的权限,那么在系统的左侧菜单栏中,可以找到“公告”功能,如下图:

公告管理

进入公告管理页面,在右侧可以看到公告列表,在这里,我们可以发布公告,也可以对现有公告进行编辑删除操作。

公告管理

好的,让我们现在来进行公告的发布,先点击新增按钮,可以看到弹出一个公告的信息窗口。我们在此额外介绍三个字段;

截止日期:公告在截止日期前,普通用户可见,超过了截止日期,普通用户将不可再看该公告,当然,具备公告管理权限的人,依旧可对该公告进行管理操作;该字段主要是用于一些短期效用的公告,比如放假通知,过期也就没有必要再展现出来了。

可看人员:限定公告的可看人员,例如关于销售的公告,可能不需要让其他人可见,在此做个人员限制即可,如果不选择,那么默认所有人都可看该公告。(如何选择人员呢)

相关附件:为公告添加附件,浏览本地文件后,文件将自动上传到公告,并体现在“已传文件”中,您可以点击文件名后面的图标移除已上传的附件,公告中可添加多个附件。

公告管理


公告如何查看公告

我们可以通过PC端,也可以通过手机端进行公告的查看

在PC端,我们通过系统右上角的铃铛图标点击进去可以看到最近的公告信息,旁边带有 new 标识的,是自己还未查看过的公告。

公告管理

App端查看公告,则在“我的”里面可以找到,喏,看下图中红点就清楚了,如果有未读的公告,都会有红点着重显示出来。

公告管理


知识库如何管理知识库文章

知识库中文章的发布,需要具备权限“允许发布文章”,且知识库只能够在PC端进行发布和管理;在系统的左侧菜单栏中,可以找到“知识库”功能,如下图:

知识库

进入知识库管理页面,在右侧可以看到知识库列表,在这里,我们可以发布文章,也可以对现有文章进行编辑删除操作。

知识库

现在就让我们来发布一篇文章吧,点击“写文章”,我们可以看到弹出了一个新的窗口,这边额外介绍两个字段

阅读人员:设置该篇知识库文章的可看人员,如果不选择任何人员的话,那么默认所有人都可看该文章。(如何选择人员呢)

文章附件:为文章添加附件,浏览本地文件后,文件将自动上传到文章,并体现在“已传文件”中,您可以点击文件名后面的图标移除已上传的附件,文章中可添加多个附件。

知识库


知识库如何查看知识库文章

我们可以通过PC端,也可以通过手机端进行公告的查看

PC端,在系统的左侧菜单栏中,可以找到“知识库”功能,如下图:

知识库

进入知识库页面,我们就可以通过各种方式找到我们想要阅读的文章了

知识库

那么在手机端,我们可以在主页找到知识库,看下图

知识库

点击进入之后,就可以挑选自己需要的文章进行查看了,当然,筛选的功能与PC端一致

知识库


工作日志如何查看及写工作日志

在PC端和App,我们都可以查看和写工作日志,我们先从PC端开始介绍

在系统的左侧菜单栏,可以找到“工作日志”功能,如下图:

工作日志

进入日志页面,在右侧,我们可以看到我们自己写的日志,也可以看到别人发给我的工作日志(如果有的话):

工作日志

我们来写日报吧,按照上图的说明,点开“写日报”,弹出新的窗口,如下图:

报告给:写好的日报要交给谁看呢?第一次选择好人员之后,以后再写日报或者周报时,这个选择框内会自动带上上次选中的人员;(如何选择人员呢)

工作日志


工作流发起流程内容详解

工作流在我们日常办公中,经常用到,从请假、报销到一些业务申请都可以在流程中发起,让我们从工作流的发起开始吧,同样,依旧会从PC端和App端两个方向进行讲解。

PC端,在系统的左侧菜单栏,可以找到“发起流程”功能,如下图:

工作流

进入发起流程页面,在右侧,我们可以看到工作现有的所有流程,在需要发起的流程框中,点击“发起流程”按钮,我们就用“差旅费用报销”来做例子吧

工作流

好了,在打开的“差旅费用报销”页面,我们可以看到一些我们需要去了解的字段,先看图,我们在图的下方,会加以介绍

工作流

流转方案:流程方案是指,您提交了之后,这份表单将会流向何处,流程方案默认有一项“自由流程”,这是系统自带的,所谓自由,就是由您来决定,您提交之后,要由谁来办理,然后接下来的各个步骤,办理人也可以自由的决定,是彻底通过您提交的内容,还是再交由某个人来办理。不过,对于组织结构较大或者有特定规章制度的公司,这种方案,肯定不太合适,所以,会由系统的管理员来制作一份流程方案,当中可能包含了具体有多少个步骤,每个步骤由谁来办理,根据表单中不同的条件,又可能变更办理步骤等,也就是上图中的“差旅费用审批流程”。我稍微做了一份非常简单的流程图,让大家了解一下,流程的运转方案。

工作流

当然当然,这个流转方案,是由管理员去设计的,放在这里,只是为了让您知道,流程是如何进行工作的。图中的每一个矩形,就是我们流程提交上去之后,要经过的办理步骤,就这张表单,我们知道,如果我们只是报销2000块钱的话,只要我们的部门经理和财务审批通过就可以了,但是超过3000块钱的话,那就要总经理审批了。每一个矩形中,都有设置好了具体的办理人员,这里就不再介绍了,管理员教程里会有详细说明。

不过,有些时候,流程不一定能够按照固定的已经设计好的方案去执行,当中可能存在一些人为的修改的可能性,所以,在提交流程之后,可能还是需要您来决定下一步办理人,不过,不着急,我会尽可能列举出来一些情况,并一一讲解:

工作流

我该怎么做呢?原来,在“部门经理审批”这个环节,系统管理员设置了2个人办理,但是,交给这2个人里面的哪个人,决定权给了您,在这种情况下,您只要根据实际的业务情况,选择这一步的办理人就可以了。(如何选择人员呢)

我作为系统管理员,稍微改动一下我们的流转方案,再让大家看一下另一种需要我们来决定办理人的情况:

工作流

我们在一开始提交,就有存在两个办理环节,且这两个环节,都没有设置条件,也就是我提交的内容不管是怎样的,交给任何一个办理环节理论上都是合理的,但是,我们毕竟还是需要根据实际的业务出发,进行正确的选择,来看下图:

工作流

根据我们的实际需要,进行正确节点的选择,然后点击“提交”按钮,流程就发起了

至于App,操作基本一致,我们来看看下面的截图就可以清楚了!

   

接下来,我们就要跟踪自己刚刚发起的流程办理的如何了,看下一节:如何查看和办理流程


工作流如何查看和办理流程

PC端,在系统的左侧菜单栏,可以找到“流程档案”功能,如下图:

工作流

在右侧,我们可以看到我们所能见的工作流,有待我办理的,也有办理中和办理结束的等等,刚才我们发出的流程,就可以在“办理中”找到了,不过,我们先来看看,如何办理流程吧。刚好,这里有一条流程正在等待我的办理

工作流

点开流程,我们可以看到提交上来的内容

工作流

点击“办理流程”,跳转到办理的界面,在这里,我们可以看到下一步的办理人是谁,也可以决定是通过还是驳回该流程,顺便写上些办理意见以供发起人或者下一步办理人查看。当然,流程的所有流转过程,都会以消息的方式通知各个办理人。

工作流

至于要查看我们自己发起的流程办的怎么样了,那就找到流程,查看具体内容就了解了

工作流

那么在App端,我们如何查看流程呢?同样,看下图:

   


数据上报

数据上报,通过管理员的配置,搭建出符合企业业务需要的表单存储中心,我们可以简单理解为增删改查的资料库。

数据上报

在右侧,我们可以看到已经配置好的数据上报的资料库

数据上报

下图就是已经配置好的资料内容,当然,根据公司的业务不同,管理员可能会搭建出符合需要的复杂表单,我这边只是列举出一个简单例子:

数据上报

App端,可以通过下图进行操作数据上报

   


常用的小知识点如何多选用户

系统中有大量需要选择多个人员的地方,那么我就在这边说明一下如何选择人员吧,请看下图:

工作日志

如何快速选择整个部门的人员呢?可以按照上图的方式,先进行部门的筛选,然后再直接点击列表标题那一栏中的选择框,选择当前页的所有人,就能快速选择了!