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作为系统管理员,我们的工作非常重要,公司内部业务的匹配需要由系统配置来做出调整适应,是否配置得当,关乎到所有人的使用状况,小到为客户或合同添加一个新的字段,大到创建一个完整的工作流,都由我们来完成,所以,这一节相对来说,难度会相对大一些,而我也会尽可能详细的说明清楚。

表单如何建立一个表单?

在知客CRM中,自定义表单分为两类,一是用于工作流程,另一是用于数据上报,不同的企业,有各自自己不同的业务,那么作为系统管理员,我们需要为公司建立符合自己业务需求的表单,下面直接进入主题:

工作流

通过这边进入表单的配置页面

工作流

让我们从工作流开始建立一个表单吧,这将会很有趣

可看人员:限定该表单的可看人员,如果不选择,那么默认所有人都可看该表单。(如何选择人员呢)

工作流

填写好表单名称,选择一个适合的图标,再加上一些描述,OK,表单的基本信息就建立好了,但是,表单只是有一个标题那可不够,总该有要让填写的内容吧,不过,先不着急,我们先保存表单信息吧。

保存完之后,跳转到了另外一个界面,现在就是我们为这个表单添加实际内容的时候了,看下图:

工作流

我们提供了大量的字段以供添加,每个字段,您都可以配置不同的字段类型,我们了解一下所有的字段类型吧

文本框:提供一个让用户输入的文本框

多行文本框:如果是需要用户填写很多文字的话,用多行文本框吧

数值:只允许用户输入数字类型的时候

日期:让用户输入一个日期时最好的选择

单选框:让用户从备选的几个选择中选一个,需要在字段参数那边填写上几个备选选项,请半角的逗号分隔开,内容如“A类,B类,C类,D类”这样的

多选框:让用户从备选的几个选择中选其中几个,需要在字段参数那边填写上几个备选选项,请半角的逗号分隔开,内容如“A类,B类,C类,D类”这样的

文件:需要让用户上传文件时

客户关联:当需要用户需要从现有客户资料中选择一个时,可以采用该字段类型

销售机会关联:当需要用户需要从现有销售机会资料中选择一个时,采用该类型

合同关联:当需要用户需要从现有合同中选择一个时,采用该类型

如果表单在提交时,某些字段不允许为空的话,那就把那些字段后面的“必填”勾选上吧

建立好了,保存关闭后,让我们来看看做好的表单是怎样的吧?

工作流

工作流

嗯,是我们需要的效果,数据上报建立表单,也是一样一样的,现在我们建立的是一个流程表单,问题来了,这个请假,如果有一定的流程制度,那我怎么去设置这种流程方案呢?好了,看下一节,让表单在公司流起来


表单让表单在公司流起来

流转方案的设置,需要用到我们另外一个工具,“工作流设计器”,这个可是管理员所独有的工具哦,也只有管理员能够正常登录。

首先,我们找到设计器的目录,打开WorkFlowDesigner.exe,弹出登录框,填写上您的公司账号、账户名称和密码,如图:

工作流

进入主页面,通过下图来添加一个新的流程吧

工作流

我们选择“差旅费用报销”表单,然后再选择“新建工作流”,然后给这个流程命名为“新的差旅费用报销流程”,再然后,点击“确定”按钮开始来制作一个新的流程。

工作流

工作流

工作流

接下来,就继续看节点的“流程控制”,重点重点

工作流

当前配置中,有一些需要重点拿出来说的东西,下面一一列举:

办理人职位额外多出的三个选择:流程发起人、流程发起人的部门经理、审批人的上级;我们来举例说明一下:A发起了流程,“流程发起人”就是A,“流程发起人的部门经理”则在A所在的部门查找角色为部门经理的人,如果在本部门查找不到,则按照组织结构逐级向上进行查找,直到找到最上一级的部门。如果在上一步,C办理了流程,然后转到该节点,那么该节点的办理人就是C的部门经理,也是按照组织结构逐级查找,这个也就是选项中的“审批人的上级”。

会签:在当前节点,我们可以设置不止一个人来进行办理,那么在默认情况下,只要当前节点中所有办理人中的其中一个人办理通过该流程,流程就会自动转向下一节点,但是,我们将该选项勾选中,那么,必须要当前节点所有的办理人都通过后,流程才会转到下一个节点。

自由节点:上面说的,我们可以设置不止一个人来进行办理,但是,我们希望通过人为选择的方式让上一节点的人来在现有的几个人中进行选择,则可以勾选此项,举例:我们设置该节点有A、B、C、D四个人可以办理,然后勾选了自由节点,在上一个节点的人员可以通过自由选择A和D,那么在这个单独的流程节点中,只有A和D可以办理该流程。

查看办理结果:勾选该项,那么当前节点的办理人在办理工作流的时候,可以看到之前的办理人员填写的办理意见和结果。

我们设置当前节点的办理人为具体的一个人吧,我就选择“流程发起人的部门经理”

接下来,我们看看节点属性的“字段控制”,在这边,我们可以决定这个节点,可以查看或者编辑表单中的哪些字段,通过字段的控制,我们可以将流程表单中一些敏感的信息做隐藏,也可以将一些信息在流转过程中逐步完善。

工作流

OK,通过这种方式,我们将三个节点全部配置好,那么,这三个节点,按照什么顺序进行流转呢?我们接下来学习如何设置流向:

在开始和结束之间,有一根线条,这是初始的线条,我们选择这根线条,线条上面出现三个小方框,光标移动到第一个和第三个方框上,我们就可以移动线条的指向了;我们也可以直接在“开始”节点,按住鼠标左键不动,移动到“部门经理审批”,再松开鼠标左键,建立一个流向;通过这两种方式,我们做成以下这种情况吧;切记,流程一定是从“开始”出发,“结束”结尾

工作流

我们当前做的流程当中有一个分支流程,如果就这样保存,那么,在“部门经理审批”之后,可以交给“财务审批”,也可以交给“总经理审批”,但是,我们现在,想做到的是,需要自定义表单中的某个字段达到某种条件的时候,走“总经理审批”,另外一种条件的时候,走“财务审批”,怎么做?好,先看表单,表单里面有一个字段”总金额“,我们设置的是数值类型,我订一个条件,”总金额“大于3000的时候,我希望通过“总经理审批“,小于或等于3000的时候,走”财务审批“,当然,”财务审批“作为最后一步,是一定会经过的,所以,我们先看下图,我要实现的结果:

工作流

这两个条件,必然只有其中之一满足,这样,流程在”部门经理审批“之后,只会择一而行,如果设置的条件有重合,比如,一个条件为大于等于3000,一个条件为小于等于3000,那么当”总金额“等于3000的时候,意味着两个线条走向都是满足的,依旧会在”部门经理审批“之后产生可选的两个分支。条件如何设置呢?没错,双击线条,弹出的就是流程动作的属性设置了

工作流

额外的条件字段:除了表单中设置的一些字段用作条件之后,我们还提供了一些额外的字段,如:发起人是否部门经理、发起人所在部门、发起人职位;我们一一解释

发起人是否部门经理:根据流程的发起人的角色来决定,如果角色为“部门管理”那么则填写“是”,否则填写“否”

发起人所在部门:根据流程的发起人所在部门决定,这边需要填写的不是部门的名称,而是要先查询部门的编码然后填写对应的编码

发起人职位:根据流程的发起人的职位决定,同上,我们也需要的是职位的编码,统一看下图来了解如何设置这三个条件吧

工作流

线条的动作属性配置好之后,整个流程就已经设置完成了,很简单吧,最后,一定要做的一个步骤就是“保存”

工作流

搞定了,在其他用户提交这个流程的时候,就能够选择当前我们已经建立的流转方案了,如果需要删除我们已经建立的这个流转方案,可以点击“移除工作流”来进行删除,我们来看看下图我们建立的结果吧

工作流


基础数据数据字典

在系统各个资料信息中存在一些字典项,比如客户中有“客户来源”、知识库中有“知识库类型”,我们要根据实际业务需要进行这些字典项的定义。

通过左侧菜单进入基础数据维护页面

找到数据字典,然后进入维护页面

合并:将两个字典项关联到的记录统一归为一类,比如,客户来源原本有“400进入”和“客户主动联系”两项,但是,现在又想将“400进入”去除,将原本来源为“400进入”的改为“客户主动联系”,就可以采用合并,将“400进入”合并到“客户主动联系”了。


基础数据销售阶段

销售机会从最初的建立到最后的成交,中间存在多个阶段,如:方案出具、报价等,所以我们需要根据时间业务,指定各个销售阶段,我们再配置上与数据字典理解上基本一致,但是,销售阶段多出了一个热度概念,用于标注当前机会的成功率;请看下图:

通过左侧菜单进入基础数据维护页面

找到销售阶段,然后进入维护页面


基础数据产品管理

通过左侧菜单进入基础数据维护页面,然后找到产品管理,进入该页面

  


基础数据标签管理

客户、行动记录等,我们都可以给这些信息打上标签,如客户的喜好、性格等,都可以用标签进行标注,用户可以在添加这些信息时,根据需要打上一些标签,但是,在这里,我们可以预设一些标签,让用户直接选择,或者将一些不合适的标签删除掉。

通过左侧菜单进入基础数据维护页面,然后找到标签管理,进入该页面

  


基础数据扩展字段

我们为所有的业务页面提供了基础常用的字段,但是,我们也提供了一些扩展字段用于丰富我们的资料信息,暂时,扩展字段只分布在客户、联系人、销售机会、合同和产品中;

通过左侧菜单进入基础数据维护页面,然后找到扩展字段,点开“设置”,找到需要配置的资料项,进入配置页面。

  

我们进入的是客户资料的扩展字段配置页面,关于字段类型,这边做下说明:

文本框:提供一个让用户输入的文本框

多行文本框:如果是需要用户填写很多文字的话,用多行文本框吧

数值:只允许用户输入数字类型的时候

日期:让用户输入一个日期时最好的选择

单选框:让用户从备选的几个选择中选一个,需要在字段参数那边填写上几个备选选项,请半角的逗号分隔开,内容如“A类,B类,C类,D类”这样的,特别注意,是半角逗号,也就是英文输入法下的逗号,而不是中文的逗号,如示例的图片中熟稔程度,因为最后用了一个中文的逗号,所以并没有按照我们想要的变成一个单独的选项

多选框:让用户从备选的几个选择中选其中几个,需要在字段参数那边填写上几个备选选项,请半角的逗号分隔开,内容如“A类,B类,C类,D类”这样的

文本提示:用于文本说明,将需要说明的文字填写在字段参数

文件:需要让用户上传文件时

配置之后,我们看看实际效果吧


团队架构企业组织架构

通过左侧菜单进入团队架构维护页面,然后找到企业组织架构,进入管理页面;通过点击“新增部门”可以进行部门的添加,在下方的圆形图表中,直接点击某个部门可以进行部门的编辑和删除

上级部门:指该部门隶属于哪个部门之下,比如,销售一部隶属于销售部,那么销售一部的上级部门就是销售部了

  


团队架构角色与权限

角色是决定某个用户在系统中所能参与的工作,通过建立角色,为角色分配系统应用权限,然后再将用户与角色关联,那么用户便具备了该角色已分配好的权限。

让我们来从头开始一个新的角色的建立吧

  

点击“新增角色”,我们来看看需要填写的内容吧;角色一共分为三种类型,从下图可以看出,我们逐一说明:

超级管理员:超级管理员具有不受限制的全部操作权限,并且可以查看和管理公司范围内所有数据。

部门管理:部门管理可以查看本部门和下级部门范围的所有数据,同时可以在权限配置中得到额外的操作许可。

普通权限:只能查看和管理自己创建的数据,但可以在权限配置中得到额外的操作许可。

保存新增后,我们接下来为角色分配权限吧,上上图中,我们可以看到,在角色列表后面,点开,第一个,就是配置权限,我们对刚建立好的“渠道人员”来进行权限的配置吧。

权限的范围,分为三种情况,分别用进行表示,上图中已经有说明文字了,但是,这里再举例说明一下,比如员工A作为销售部门的经理,他原本应该只可以看到本部门及以下部门的所有数据,但是,如果我们给他分配了带了标记的“允许查看所有的客户资料”,那么他的查看权限的范围,就超出了他原本的范围,如果,我们给他分配了标记的“允许导出联系人”,他虽然可以导出联系人,但是,只能导出他所能看到的联系人,也就是他所在部门及下级部门的人员所拥有的联系人,也就是是锁定了他原本角色类型的数据查看范围。我们为角色分配好合适的权限之后,就可以开始来建立系统登录人员了。


团队架构 团队管理

通过左侧菜单进入团队架构维护页面,然后找到团队管理,进入管理页面

  

我们通过“新增”进入人员的信息页面中

以上有几个字段,在这边做一些解释:

语音昵称:我们的手机端,是可以进行语音播报功能的,昵称仅用于App端如何称呼该用户而已

角色关联:用户是可以关联多个角色的哦,会同时拥有几个角色的权限

客户上限:为避免某个人员拥有过多的客户而无法同时保持跟进时,可以设置用户的客户上限,该用户通过“公海获取”的方式得到的客户数量将会被限制,当然,主动由经理分配给他的客户可以超出该此限制,数值为0时,去除数量限制。

手机编码:每部手机都拥有一个唯一编码,出于安全考虑,我们可以为每个用户绑定一台手机,如果是使用非绑定手机进行App登录的话,将不被允许,编码由该账户在App登录时获取。


业务参数

系统的全局参数设置就在这里了,我们来一个一个的说明吧,先看系统参数:

系统参数

系统名称和上传Logo:看PC端系统的最左上角,通过这两个选项可以更改系统名称和上传自己公司的Logo,图片建议大小在32像素*32像素。知客CRM

客户查重:为避免销售撞单,我们在系统中通过确认客户归属人来进行辨别,这个时候,客户查重就很有必要了,查重的方式,我们可以通过手机、电话、邮箱和名称来进行辨别,关于“名称查重”,是客户的短名称,举例说明:厦门上古软件有限公司和厦门上古软件,从人为理解上来看,是属于同一家公司,我们肯定不希望不同的销售人员录入两条这样的记录,所以,知客CRM在做名称比对时,会去除一些关键字,比如省份城市,比如有限公司、比如责任公司等等,最后,这两家公司的短名称,都会变成“上古软件”,那么,在查重时,我们将可以认定这两家公司是属于同一家的,当然,如果您面对的是个人客户,名称查重就不需要勾选了

联系人查重:与客户查重一致,但是因为同名的人非常多,所以去除了名称查重选项

回访时间:今天客户不需要我们的产品,也许三个月后就需要呢,也许一年后可能会需要呢;所以,行动记录的回访时间,可以设置为必填,以便在未来的某个时间里,不间断的联系客户。

机会转合同:在销售机会成功之后,是否需要自动将销售机会中的内容转为合同

精英榜范围和排序:定义员工精英榜的时间范围和排序规则,如下图中的我的仪表盘内容:


常用的小知识点如何多选用户

系统中有大量需要选择多个人员的地方,那么我就在这边说明一下如何选择人员吧,请看下图:

工作日志

如何快速选择整个部门的人员呢?可以按照上图的方式,先进行部门的筛选,然后再直接点击列表标题那一栏中的选择框,选择当前页的所有人,就能快速选择了!