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演示视频:知客CRM如何设计工作流

 类型:流程管理 作者:知客CRM 时间:2019-05-08 原创:禁止抄袭

知客CRM是少有的实现了自动化工作流的CRM系统。流程管理对于企业提高效率、协同工作、简化并规范工作有着非凡的意义,知客CRM的工作流则更进一步,为企业提供了核心销售业务和行政级的流程协同。让我们用一句话来解释一下什么是工作流:一堆“数据”通过某种规则在企业内部“流动”。智能表单创建这些“数据”,工作流设计器决定数据如何“流动”。关于智能表单,您可以通过文末的参考链接深入了解,在这篇文章中,我们只介绍工作流设计器的应用。

演示视频:知客CRM如何设计工作流

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一、在设计一个流程之前先理解以下概念

让我们先普及一下和工作流有关的术语,这可以让您更流畅的阅读接下来的文字。
1、工作流程:工作流是指由多人按照预设的顺序和规则,共同办理一个或多个事务,使这些事务在公司内部有序的推动。
2、审批节点:一个审批节点一般会有一个或多个办理人,在事务的某个阶段中参与办理或审批,使该事务得以向下发展或结束。
3、流程走向:流程走向决定在某个审批节点办理完成后,下一步将由谁办理。
4、流程分支:流程分支是指根据特定的条件,流程将由不同的人员进行办理。比如客户买了A产品,发起一个服务请求,那么该流程需要路由(分支跳转)到A产品的客服部门。
5、流程会签:会签是指在某个审批节点中,至少存在两个以上的办理人,只有这些人共同办理完(或同意),流程才能走到下一步。
6、自由流程:自由流程是在未配置流程的情况下,由发起人主动选择下一步由谁办理,该流程为松散流程。知客CRM同时支持预设的自动化流程和自由流程。

二、获取工作流设计器

知客CRM的工作流设计器是超级管理员角色专用的流程设计软件,这是一个脱离于Web环境的Windows应用程序,如果您还没有得到它,请点击 [这里下载] 并解压缩,然后双击WorkFlowDesigner.exe打开工作流设计器(不兼容Windows XP)。一切就绪后,让我们开始一步步学习如何设计一个工作流。

三、一步步来理解工作流的操作

1、首先,确保您是超级管理员,然后用您的CRM账号登录工作流设计器。
界面截图:登录工作流设计器

2、登录成功后,软件打开了一个新的窗口,我们点击 [选择流程表单] 来选择一个之前创建好的智能表单。
界面截图:工作流设计器的初始界面

3、如果您之前在知客CRM Web系统中创建了智能表单,您就可以通过点击 [选择表单] 下拉框找到它。
界面截图:选择流程表单

4、在我们选择完表单后,我们就可以开始创建流程(需要填写一个流程名称),也可以修改该表单之前已关联的流程(如果有的话)。
界面截图:选择创建流程或是编辑一个现有流程

5、我们在这个示例中选择创建一个流程,这时主界面显示了一个简单的流程走向图,只有 [开始] 和 [结束] 两个节点。
界面截图:软件会自动创建一个简单的流程图

6、让我们在空白区域的不同位置双击几下,一次双击就会创建一个节点,一个节点就是一个工作步骤,我们会在之后指定这些节点的办理人。
界面截图:通过双击来创建节点

7、我们可以在两个节点间拖动鼠标来创建一根线条,以决定流程的走向,通过多次拖动,我们用线条连接了所有节点。当然,这些线条也是可以拖动来重新决定其走向的。
界面截图:通过拖动来创建线条(流程走向)

8、这看上去有流程图的样子了,但是,现在它并不能正常工作,因为我们还没有为这些节点配置办理人,现在,让我们双击其中一个节点,打开节点配置窗口,我们可以在 [基本属性] 页签下设置节点名称和外观。
界面截图:设置节点名称和外观

9、还是在节点配置窗口,我们点击 [流程控制] 页签,在此可以设置办理人和其他选项,我们详细解释这些选项的意义:
办理人职位:与该职位关联的所有人员将在流程走到该节点时,会收到消息并可以办理该流程。
办理人:指定一个或多个具体的人员,这些人员将在流程走到该节点时,会收到消息并可以办理该流程。
可办理的权限:具有该权限的所有人员将在流程走到该节点时,会收到消息并可以办理该流程。
会签:当选中该选项后,如果该节点存在多个办理人,只有当这些人都参与办理后,流程才会走到下一节点。
自由节点:上一节点可以在此节点指定的办理人中随意选择,比如该节点有B,C,D三个人办理,上一级节点的办理人A可以在BCD当中任选一个或多个。
界面截图:为节点设置办理人

10、还是在节点配置窗口,我们点击 [字段控制] 页签,在此设置办理人可以看到或者编辑表单中的哪些字段:
界面截图:设置节点的可见和可编辑字段

11、了解完节点的配置后,我们来说明如何配置流程走向(即流程图中的线条)。一般流程我们只要拖动完线条就可以了(一步步顺序执行),但我们想在这个示例中实现这个一样简单的分支:金额超过5000元的报销单有一个流程走向,少于5000元的有另一个走向。首先,让我们在节点2节点5之间用鼠标拖动来增加一根线条。
界面截图:设置流程的分支走向

12、现在我们双击节点2节点5的这根线条,打开 [工作流动作属性] 窗口,我们看到这里有两个值得说明的选项:[动作触发条件] 和 [备注文字],备注文字可以用来说明流程走向的原因,这些文字将会叠加到线条上。
界面截图:填写流程走向的说明文字(选填)

13、让我们点击动作触发条件旁边的按钮来打开条件设置窗口,选择表单中的总金额,并把条件设置为小于5000,值得注意的是,条件必须经过 [测试] 才能保存。
界面截图:设置决定流程走向的数据条件

14、在我们保存以上数据条件后,回到 [工作流动作属性] 窗口,可以看到条件的表达式,此时我们点击确定。
界面截图:保存流程走向的数据条件

15、如法炮制,我们双击节点2节点4之间的线条,也设置好数据条件和备注文字。
界面截图:设置另一个决定流程走向的数据条件

16、好了,在我们配置完所有节点的办理人,以及为一些必要的流程走向设置完数据条件后,整个流程图的设计就大功告成了,现在让我们最后确认一下,没问题就点击 [保存至服务器] ,以使该流程正式生效。
界面截图:完成流程图的设计

17、您还可以挖掘工作流设计器其他一些有趣的特性,比如改变整个流程图的外观。
界面截图:个性化您的流程图外观(非必要的操作)

18、我们已经完成了流程图的设计,现在您可以在知客CRM中发起相应的流程了,流程的走向由“线条”和“数据条件”决定,办理人由节点决定,他们将会按照您设计的流程图进行有步骤的协作。这种将传统工作升级为线上流程化的管理方式,非常有意思。

工作流在Web网页上的可视化体现

结论

知客CRM工作流设计器采用所见即所得的方式,让您可以快速的设计流程的走向,并允许您充分发挥想像力,优化现有的流程以进一步提高工作的效率和规范性。无论是行政类的审批事务,还是重要的协作流程,您都可以通过工作流设计器来呈现、优化和驱动这些工作。示例只是1+1=2的教学,知客CRM的工作流设计器可以实现非常专业的流程,如果您的行业或者管理方式涉及到一些复杂的流程应用,请与您的售前顾问或专属客服联系,我们会帮助您理顺并搭建这些流程。

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