如何使用字段级权限提高CRM数据安全性

功能扩展 更新时间:2023-12-22

知客CRM支持字段级权限配置,该功能允许您配置和管理对单个字段的访问以确保业务数据的安全。随着公司的成长,规范对业务数据的访问是一个重要的事项。某些数据点(例如客户的银行账号信息)是机密的,团队中的很多成员不必访问此信息。有了字段级权限,您可以按部门或人员授予或撤消对这些关键字段的访问权限,使其不可见或不可编辑。知客CRM的常用表单(客户、联系人、销售机会、订单)和智能表单均支持字段级权限的配置,请跟随以下指南来了解此安全机制。

一、常用表单的字段级配置

常用表单是指客户、联系人、销售机会、订单等常见的业务表单。您的团队会经常造访这些页面,如果您的业务具有机密性,那么无差别显示所有信息可能会造成一些不必要的机密泄露。

如果您是超级管理员,您可以打开任何一个常用表单的编辑或视图页面,通过点击 [界面布局] 进入字段布局设置页面。在此您可以对每个表单的固化字段和扩展字段进行排版和隐藏,通过指定角色关联,您可以为某个部门或单个角色启用不同的页面布局,并限制部分字段的显示。

二、智能表单的字段级配置

知客CRM的智能表单有三个作用:
1、用于创建额外的数据集,比如在CRM中添加一个全新的、可共享和可编辑的列表(对应于知客CRM的数据上报表单)。
2、扩展常用表单的信息,比如为客户增加一个“工作履历”子表(对应于知客CRM的业务关联表单)。
3、用于工作流程的审批,比如请假单或报销单(对应于知客CRM的工作流表单)。
您可以通过以下视频详细了解知客CRM的智能表单。

演示视频 - CRM软件的扩展功能-智能表单

如果您要创建额外的数据集或扩展常用表单的信息,您只需要在 [表单] 页面找到想要进行字段控制的表单,然后通过 [操作] 下拉菜单,选择 [表单布局] 即可进行配置。这两种智能表单的字段配置方式与常用表单一样。

用于工作流程的表单,其字段配置方式则更加多样化。您不但可以设置表单布局,还可以在流程设计器中针对每个办理步骤来进一步调整字段的 [可编辑] [可见] 权限。这使您不但可以调整表单的布局,但还可以决定流程的每一步能够显示和编辑的内容。

界面截图:为工作流程的每个步骤设置字段的可见和可编辑权限

三、字段级权限的作用

1.规范对各个字段的访问
您的CRM存储了宝贵的客户和销售数据。尽管模块级权限使您可以完全禁止对CRM某个模块的访问,但是您可能想有限开放这个功能,即可以访问该页面,但能看到的信息是有限且安全的。例如,市场部经理可能需要访问订单模块,但不需要看到诸如“折扣百分比”之类的特定交易字段。字段权限机制确保您可以规范每个角色对模块内各个字段的访问。

2、防止访问敏感的客户数据
当团队成员跨部门访问CRM系统时,适当地限制对敏感客户数据的访问,并确保只有特定角色才能看到这些信息,会使客户数据更加安全。例如,客户的银行帐户信息只有财务团队的成员才能查看。您可以为公司除财务部门以外的所有角色隐藏此字段,实现“必要和最少”的信息接触原则。

3、减少不必要的错误来保持数据的完整性
当有大量用户访问CRM时,总有人会输入不正确的数据。使用字段级权限可以避免这种情况,您只要在编辑视图页面为特定角色显示这些字段,对其他人隐藏即可。例如,“纳税人识别号”除财务人员以外,任何人都不应对其进行编辑。

如何使用字段级权限提高CRM数据安全性

结论

字段级权限能够安全地保护数据并限制每个用户的访问,在CRM中根据实际情况合理使用该功能,您能够使公司的数据更加安全。您可以注册试用知客CRM,马上体验支持字段级权限配置的CRM软件。

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  • 知客CRM2024-07-19 回复

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