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在购买企业管理软件之前要知道的四件事

 类型:CRM选型 作者:知客CRM 时间:2020-04-30 原创:禁止抄袭

如果您正在为您的企业购买软件(CRM、ERP、OA、HR或财务系统等等),您知道您将面临一个重大的决定。因为对于一个企业来说,搜索、了解、购买并实施企业级软件意味着要花不少的时间和金钱——这无疑是一笔不菲的投资,所以许多公司的决策者担心无法做出正确的决定。特别是如果您不熟悉软件购买过程,那么在付款之前很难知道应该考虑什么。现在,我们为您分享一些有过软件采购经历的企业的建议,您可以从中得到一些有用的东西并避免很多遗憾,从而更顺利地完成软件的选型和采购。

在购买企业管理软件之前要知道的四件事

一、考虑购买后所需的客户支持

建议1:“并非每个企业软件厂商都会提供技术支持。你知道的,公司削减成本的方法之一是减少产品的服务支持……您可能会遇到很多自己无法处理的问题,并且如果服务或支持没有在合同里列明,那么您就需要支付额外的费用——那可能会使您便宜买来的软件变得非常昂贵。”

不同的软件供应商提供不同类型的客户服务选项,从与真人的对话到在线自助服务平台。一些供应商为所有客户提供了全方位的客户服务,诸如在工作日待命的一对一真人客服(电话直达),一些供应商仅提供网页在线问答,还有一些供应商将不同级别的服务纳入其定价计划或作为附加费用。

在您的企业采用软件之后,客户支持非常重要。这是因为大多数企业级软件有着复杂的部署环境和业务逻辑,比如服务器环境的一些小变化都有可能导致软件发生问题,或者由于错误的系统配置导致数据和流程紊乱。所以,在购买软件前请与供应商联系,并询问他们如何处理客户服务,以确保他们提供您喜欢的服务方式并且适合您的预算。

客户服务

二、购买前计算总拥有成本

建议2:“我们购买的软件初始费用较低,采用订阅租用的形式(每年都要支付相同或更高费用)。但两三年下来,软件的总体价格已经超出我们当时的预算。而且,由于升级版本和增加用户数的原因,每年的的软件成本还要增加。我们不得不为以后要交的这些费用而感到犹豫。”

当然,在购买前,供应商会告知您软件的基本价格,但是您知道集成、定制开发、服务合同以及在软件使用过程中其他的附加费用吗?您需要确定总拥有成本。这包括获取、实施、维护和使用软件的成本。

向供应商询问详细的定价和付费方式,软件是租用(每年或每月付费)还是买断(一次性付费),每个版本包括什么功能,是否提供客户支持或安装服务,您的需求是否需要定制开发,定制开发的费用怎么计算,服务费怎么收取。所以,考虑到总拥有成本,请预先确定您愿意在该软件上花费的最高价格,以及是否愿意调整预算以找到最合适的产品。

购买软件的总费用

三、需要多长时间上线

建议3:“当您看到软件产品的演示时,预先设置好的配置会使操作看起来非常容易,但通常并非如此。事实上,在软件安装、实施、培训和采用的整个过程,我们最终花了两个多月的时间才开始正式使用,这是一个总体上很困难的过程。”

设置软件听起来可能很容易,但是通常比看起来要困难。而且,无论您要获取的软件是基于云还是本地部署的软件,您都还需要一些时间以适应新系统。克服此障碍的最佳方法是询问供应商他们提供哪些安装,培训和入门支持。如果他们对这些服务收取额外费用,请计入总拥有成本中。

如果您的公司有IT部门,请确保他们参与了安装和培训讨论,因为在安装新软件时您可能需要他们的专业知识和支持。确保为您的团队安排时间以适应新软件。即使接受了良好的培训,也仍然需要花费时间来适应新的流程。如果您选择的软件具有陡峭地学习曲线,请相应地修改团队的短期期望。

四、知道何时寻找新的供应商或追加定制

建议4:“我们最终发现软件的总体价格过高,大大超出他们竞争对手同样产品的价格(软件具有相差无几的功能和表现)。另外,虽然软件的功能看上去能满足我们的需要,但在实际使用过程中却不是那么回事。”

在首次涉足软件购买过程后,有些人会后悔。如果某个软件产品最终的价格比最初计划的价格昂贵,实施起来过于困难或使您的团队无法有效采用,在排除自身问题的情况下,则您需要果断寻找另一个供应商。

另外一个情况,如果您发现选择的软件虽然不能完美匹配,但能够实现您的大部分需求。并且,在使用后,您对自己的需求有了更好的了解。这时,您可以找现有的供应商咨询,通过升级或付费定制开发的方式得到一个更匹配的解决方案。

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结论

除了以上几个可行的办法,您也可以向其他人询问他们购买软件的经验,无论是您自己公司的同事,您所在行业的其他人,还是其他工作领域的朋友,您都可以从别人那里听到有关行之有效(或选型失败)的故事,从而学到很多东西。总之,在软件购买过程中,采用正确的方法,您将少走很多弯路,同时也对软件需求和购买过程的经验有更深入的了解,使您更有可能找到一个不错的选择。最后,您需要为您的企业购买CRM吗?知客就是一个很不错的选择。

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