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如何从老CRM系统顺利过渡到新的CRM

 类型:CRM实施 作者:知客CRM 时间:2020-10-10 原创:禁止抄袭

很多企业想要换掉已经不再好用的CRM系统,就像搬家一样,为了确保在新老CRM系统之间平稳过渡,您需要有所准备并做一些必要的工作。比如规整原有数据、从旧系统中导出数据、规划如何将这些数据导入到新系统、实施和培训,您有许多需要考虑的方面。一旦您决定换掉当前的CRM系统,就应该联系供应商并开始制定CRM迁移计划。本指南将引导您完成CRM系统迁移的多方面的工作,加速新CRM系统的上线时间,并更顺利地展开对新系统的应用。

如何从老CRM系统顺利过渡到新的CRM

一、创建过渡计划

1、首先确定整理数据需要多长时间
如果您的旧系统已经存在了多年,并且有很多数据需要清理,那么您的过渡时间可能会比较长。另一方面,如果您公司的CRM只有简单的功能和数据结构(并且支持数据导出),那么几天内完成上线可能是可行的。

2、选择项目负责人
您公司中谁拥有协调能力和技术知识来确保CRM项目成功?对于许多公司来说,这种责任落在销售或IT部门。寻找具有权威,沟通技巧和同理心的人。毕竟,您的CRM将被跨部门的很多人所使用,因此考虑所有主要用户和利益相关者的需求非常重要。

3、制定内部沟通计划
公司要换CRM的主要原因就是原有的CRM没有什么人使用(没有被使用的CRM不具备任何价值)。向公司主要用户介绍关于新CRM系统的计划,并在整个过程中和他们一起讨论。您可以告诉他们要做哪些工作以及何时需要他们的参与或投入,并收集他们的问题或建议。

二、从战略角度看待您的CRM数据

不完整和存在错误的数据会在很大程度上影响公司的效率,在换CRM的过程中审视这些数据,可以有效减少不良数据所造成的影响。首先,请带着以下几个问题来评估您现有的数据:

1、我们实际上需要什么数据?
2、我们目前面临并希望避免哪些数据缺陷?
3、我们的某些自定义对象或字段是否有必要迁移到新的CRM?
4、用户是否因为缺少正确的数据对象或字段而依赖变通方法?
5、系统是否存在需要合并的重复记录?
6、我们应该删除哪些记录?
7、老CRM系统是否能很容易地导出数据?

评估现有的数据并确定要导入的内容仅仅只是开始。您还必须与新的CRM供应商紧密合作,以了解迁移规范、数据导入模板和任何限制。另外,了解两个系统之间的术语差异也很重要。例如,其中一个CRM可能会将销售机会称为“商机”。无论如何,通过了解差异、创建数据字典和扩展字段,您应该可以确保正确映射每个对象和字段。

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三、将数据迁移到您的CRM并进行测试

许多CRM供应商提供CSV导入模板(一种可以用Excel保存和打开的表格文件),以帮助您格式化其系统的数据。某些CRM对模板有严格的格式要求(比如限定了字段的顺序和名称描述),而知客CRM则允许您手动映射字段的对应关系(不会要求字段的排列顺序和名称)。

知客CRM允许您更灵活地导入数据文件

《演示视频:知客CRM的数据导入功能》

在了解您的供应商提供何种数据导入能力之后,您可以按以下步骤迁移CRM数据。

1、先导入数量有限的数据
一次就导入数万条记录容易造成错误和混乱,并浪费宝贵的时间。首先,尝试导入几条或十几条记录来验证一下数据在新系统中的表现形式,可以确保后续的一切会按计划进行。从简单开始,发现可能存在的数据映射错误,然后在这个基础上再来导入更多数据。

2、了解新CRM系统的查重功能
导入记录时,一般CRM都会自动检查重复项。在上传较大的数据文件之前,先确定CRM如何处理重复项。此步骤可以为您节省手动清除重复数据的工作时间。

3、比较您的记录数
完成每个数据导入后,请确保比较CSV和CRM中的记录数。有差距吗?如果是这样,为什么?不要以为一切都已正确导入,找到为什么会缺失这些数据的原因。

4、检查是否存在数据关联问题
CRM中的数据具有广泛的关联性,比如一个客户可能会对应多个订单或行动记录。在导入数据后,使用CRM中内置的相关功能来主动发现数据是否存在关联错误的问题(比如某个客户关联到其他客户的订单,或者类型字段未正确对应)。如果发现这种问题,请检查数据来源并咨询供应商。

四、培训您的团队如何使用新的CRM

可靠的培训和支持对于顺利过渡到新CRM系统至关重要。为最大程度地使用新的CRM系统,用户需要知道如何从任何地方和任何设备上输入、查看和管理数据。他们还需要一个可靠的流程来提出问题和建议。大多数CRM公司都会提供基于不同角色的入门培训和技术支持,但有些CRM有更广泛的专业知识(如知客CRM的每个功能模块都有链接培训视频和图文指南)来充分培训和启发用户,这方便用户更顺利地掌握新系统的使用。

《知客CRM的培训视频和图文指南》

结论

相比之前从未使用过CRM系统的公司,从老CRM系统顺利过渡到新的CRM需要花费更多时间和精力,但这也是将您的业务数据增值的绝佳机会。花点时间计划过渡,策略性地看待数据,审慎地进行迁移,并得到良好的培训。这样一来,您的CRM将成为加速公司发展的动力之源。您的公司准备要换CRM了吗?向知客CRM申请免费演示,我们将帮助您评估需求并制定迁移计划,您将会对过渡到这种更强大的CRM系统充满信心。

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