CRM数据维护和管理完整指南

CRM数据维护和管理完整指南

CRM实施 更新时间:2023-12-13

再精美的盒子装了垃圾,你和其他人打开盒子也只能得到垃圾。是的,我们说的就是CRM中的数据。糟糕的数据质量会降低CRM的作用,那些错误、不正确、不完整的数据会直接影响最终用户对CRM的评价,甚至让他们认为CRM不再有用。相反,干净的数据可使您的CRM平稳运行,这意味着联系人和潜在客户的资料是最新的,销售管道反映了真实的销售进度,各项统计数据都有迹可寻并且能够用于预测未来的趋势。换句话说,干净的数据对于您的CRM能否产生回报至关重要。现在,我们分享一些实践来帮助您管理和维护CRM数据,使之保持整洁一致并发挥其最大价值。

一、建立命名约定

按个人意愿随意命名会给其他用户造成理解困难,虽然CRM允许您为某个名称字段简单赋值,但给定规范完整的名称则能更准确地描述该信息。请通过创建命名标准来保持数据的一致性,这是一种使CRM数据变得“漂亮”的简单有效的方法。当然,如果您位于特定行业或领域,并且有独特的命名约定,那些也请将这些告知所有使用CRM的员工。

在知客CRM中输入规范完整的名称还有很多其他好处。以客户名称为例,由于知客CRM支持名称组合搜索,并会为客户名称生成一个首拼标识,那么您就可以:
1、简单输入“XM”就能找到所有位于厦门市的客户。
2、输入“RJ”就可以快速找到行业为“软件”的客户。
3、输入“厦门 软件”则可以通过地域+行业来筛选客户。

二、建立数据输入规则

知道在输入数据时使用哪种格式是维持数据完整性的关键。CRM中的数据是由很多种不同类型的字段所组成的,除了固定的字段(软件厂商预先设计好的、且不允许修改其类型的字段),CRM系统还支持创建扩展字段。因此,为这些扩展字段指定类型和输入规则是CRM实施过程中很重要的一步。

比如指定哪些字段是数值或日期,哪些字段可以自由输入,哪些字段只能从多个选项中选择一个,哪些字段可以同时选择多个选项,哪些字段需要与CRM的业务实体关联(业务实体是指诸如客户、订单这样的数据)等等。通过指定正确的数据输入规则,您的CRM数据将能够更加准确和详细地描述您的业务。

CRM数据维护的过程

CRM数据维护的过程

三、查重与合并

CRM几乎不可避免地会积累重复的记录,但事先建立好查重机制,可以大量减少数据的冗余。比如您既可以对客户名称进行查重判定,还可以通过手机、座机电话和邮箱来进行复合信息查重。

如果CRM系统还是产生了重复记录(比如事实上是同一个客户,但其可能具有不同的名称或电话号码),您也可以将之合并。由于这些重复记录可能分别有多个相关的子记录,所以不要简单地删除它们,而是将所有相关信息合并到一起。

演示视频 - 知客CRM的客户查重与合并

四、限制用户对数据的访问权限

您的CRM存储了与客户相关的所有数据,这些数据是重要的资产,您需要对这些数据的使用方式和敏感性进行确认。通过在CRM系统中设置权限,并指定每个角色分别可以访问哪些字段来限制用户对数据的访问,将有助于您防止数据泄露和不当的修改。

如何使用字段级权限提高CRM数据安全性
演示视频 - 详解知客CRM的角色和权限

五、使用批量编辑

如果有很多记录的某些字段表述不完整或描述得不准确,您就可以通过CRM系统提供的批量编辑功能来快速修改这些数据集。批量编辑能够对多个选定的记录进行共性字段的修改(诸如类型、行业、地区等具有共性的字段),但那些诸如名称、电话等具有唯一性的字段则不在批量编辑的范围内。

六、配置输入参数

CRM系统管理员可以对很多表单中的扩展字段进行一些配置,以减少不良数据输入的可能性。

1、尽量减少使用自由文本字段
最终用户手动输入的数据越多,出现错误的可能性越大。所以,请尽可能使用下拉菜单或选择型字段。

您可以在知客CRM中为扩展字段设置丰富的字段类型。

演示视频 - 如何让知客CRM扩展更多的客户信息

2、必填字段
将特定字段设为必填字段可以保持数据的完整性,但过多不必要的“必填字段”,很可能会影响最终用户的心情和效率。

3、预设规则
强制执行特定数据输入格式的规则。比如某个字段需要收集日期,那么就为其指定可以弹出日期选择框的“日期格式”,而不是让用户去手动录入日期;某个字段需要在A,B,C三个之中选择一个,那么就为其建立一个单选下拉框的输入规则。

在自定义CRM系统时要避免哪些错误

七、用自动化来代替手动维护

活用CRM系统的自动化功能,可以节约用户手动编辑数据的时间,还能使数据更加完整且更符合企业实际的业务表述。在应用CRM的过程中,用户由于要填写的数据较多,所以有时他们会在某些地方尽量不录入数据,这就影响了CRM数据的完整性和准确性。通过自动化来完善这些信息,会使CRM中的数据更加完整和规范。

知客CRM的自动化功能有哪些应用场景

结论

如果您刚开始使用CRM,请遵循以上方法避免垃圾数据。如果您已经使用了CRM并被垃圾数据所淹没,您也可以使用以上方法来解除烦恼。虽然执行这些数据维护操作可能会花费一些时间,但是与之提供的好处相比,这是非常值得投入的。这是因为,CRM和它所保存的数据都很有价值,后者尤甚。通过管理和维护一个完整、准确和拥有最新信息的CRM数据库,您将从CRM的应用中获得最大收益,比如更深刻地理解客户,更快地发现更多的销售机会,更准确地洞察趋势和制定销售策略等等。

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  • 知客CRM2024-04-13 回复

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