自定义字段还是自定义表格

自定义字段还是自定义表格

CRM实施 更新时间:2023-12-13

很多用户或管理员在应用CRM时,为了使CRM的数据结构符合当前业务,他们通常会创建自定义的字段或表格,用于存储和展现一些特定的信息。这两种方式都很好,自定义字段和自定义表格在业务扩展性上都很有用。但有一种情况我们需要提出异议:对于相同类型的数据(比如为一个客户添加多条送货记录),有些用户很喜欢用扩展字段来表述它。我们认为,这是不对的,您应该采用自定义表格。我们将给出一些图示,以帮助您区别和理解。

一、某些情况下用自定义字段来模拟表格不是好办法

或者因为用户采用了某些旧版或简单的CRM软件,无法创建自定义表格;或者有些用户习惯于平时文档化的数据管理;总之,当在业务上需要管理相同类型的数据时,有些用户采用的解决办法就是创建一系列类似的扩展字段(也称平面字段)。比如,当需要为客户增加四条相关的子记录时,它们就像下面这张图一样。

增加多个冗余的字段来描述表格数据

这种通过增加多个冗余字段来描述表格数据的方法,有着以下明显的缺点:
1、如果在此示例中用户想要添加第五条记录,则首先需要将一组新的相似的字段添加到数据库中。
2、对数据表而言,越多的字段越难管理。
3、这种数据组织方式的扩展性非常差,如果想为“每一行”再增加一个字段,那就麻烦了。
4、这种数据的添加、更新不会自动记录操作用户和时间。

扩展字段很有用,但如果像上面这样用,将会给用户和管理人员带来负担和挫败感。

二、自定义表格很好很强大

当面对这种明显接近表格形式的数据时,您应该毫不犹豫地创建自定义表格(当然,首先您的CRM要能够支持这一点),以准确描述对象的业务关系。在知客CRM中,您可以创建多个独立的表格(这被称为“数据上报表单”),也可以为每一个业务实体(例如客户、销售机会或订单)创建一张或多张业务逻辑上有关联的表格(这被称为“业务关联表单”)。

CRM数据的“业务关联表单”

采用这种方法的好处是,您可以自定义每个表格的字段,并在理论上不限制可以添加的行数(取决于存储空间和服务器性能)。由于这些表格中的每一行都是数据库中的物理记录,您可以轻松地查询所有记录,并且数据的呈现也更符合逻辑和具有层次感。此外,CRM还会为每一行数据准备一个单独的视图,这便于您在一个独立的页面更清晰地查看数据。

CRM数据的“业务关联表单”

知客CRM更进一步,可以为自定义表格生成强大的统计透视图表。

智能表单的透视表统计功能

结论

当您就如何使CRM的数据结构和您的业务匹配而深思熟虑时,请遵从简化和高效原则。通过使用自定义表格(知客CRM中的智能表单)来管理诸如上例中提到的“相同类型”的数据,将能明显提高用户的工作效率,并改善您在管理方面对数据的洞察力。

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