知客CRM如何实现邮件和短信自动化发送

您希望在更改客户的信用等级后自动向客户发送一条通知短信？或者您希望在将客户推动到销售管道的报价阶段后，CRM系统能够自动向客户发送一封含有报价文档附件的邮件？又或者客服人员在处理完一个服务流程后，自动向客户发送含有办理结果的邮件通知？是的，在特定的应用场景下，这种自动化的操作无疑会简化销售和服务团队的工作，并使整体业务衔接得更加紧密，同时带给客户一致的体验。我们将在本文指导您如何使用知客CRM，来实现邮件和短信自动发送的应用场景。

一、启用邮件和短信模块

首先，您需要根据您的业务和客户群体的喜好方式，在系统中启用邮件或短信模块。值得一提的是，这两个模块都是知客CRM的增值模块，这意味着您需要额外的实施过程以及向第三方短信服务商购买服务（短信接口）。

1、启用邮件功能
在开启了邮件模块的情况下，您需要配置邮件服务器的参数来启用CRM的邮件功能，比如填写SMTP和POP3的协议地址，以及每个用户的邮箱登录账号等等。

邮件管理截图：邮箱服务器和账号配置

2、启用短信功能
您需要向第三方购买短信接口以启用短信功能。知客CRM内置阿里云短信接口（无需另外编写代码来对接集成），您向阿里云购买短信接口后，在【系统配置第三方对接】的管理面板中填入相应的短信账号和对接参数即可启用。

短信配置截图：填入短信服务商的对接参数

二、邮件和短信自动化的配置

在我们讲解如何实现邮件和短信自动化发送之前，我们先来理清几个概念。在知客CRM的自动化机制中，有三个必须要理解的概念，即事件、条件和动作。

1、什么是事件？
事件包括诸如新增客户、编辑客户、新增行动记录、编辑订单合同、流程审批结束等等。用户在执行以上操作时，即触发了一个事件。

2、什么是条件？
条件是指预设的数据范围，只有在满足条件后系统才会执行相应的动作。比如我们为新增客户事件增加一个“注册资金达到一千万”的条件，那么用户在新增客户时，其填写的注册资金只有达到一千万，才会激活 [事件] 对应的 [动作]。当然，条件可以为空，这意味着用户只要执行 [事件] 就会触发 [动作]。

3、什么是动作？
在事件触发且满足了条件后，CRM系统就会执行指定的动作。这些动作可以是修改某个字段为指定的值，也可以是发送CRM系统内部消息，当然，我们现在关心的是自动发送邮件和短信。

4、实现邮件和短信的自动化发送
有了上面三个概念，接下来要做什么就很清楚了。比如，您增加了一个事件：修改客户信用等级，一个条件：信用等级被修改为“A级”时触发，一个动作：向对应客户发送一条短信。在这三者衔接之后，您就可以实现很多自动化发送的应用场景，比如：您在修改客户的信用等级后，CRM系统将会自动向该客户发送一个信用等级变更的短信通知。

三、绑定邮件或短信模板

邮件和短信与不同的业务流程衔接，必然会有不同的内容。这就需要用到邮件模板和短信模板。在自动化配置中，当您指定动作为【发送邮件】或【发送短信】时，您还需要选择对应的模板。模板是一些文字内容，其中您可以添加一些“宏”，这些“宏”在发送时会自动读取CRM中的数据，比如【ContactName：联系人名称】或【CustomerName：客户名称】将会被实际的内容所替代。

结论

知客CRM的自动化配置非常强大，除了邮件和短信，它还能很好地衔接内部流程。通过活用知客CRM的自动化能力，您不但可以大大节约用户的操作时间，还能有机衔接销售和服务流程中的各个操作环节，使用户只需专注于当前业务，由CRM系统来完成其他工作。如果您想了解知客CRM强大的自动化功能，请注册试用并参与我们的产品演示。

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