CRM系统优化指南：清洗数据和优化配置

随着CRM系统的大量采用，越来越多的企业需要采用合适的方法来优化CRM系统的数据和配置项。这是因为做好这些工作，将会极大地优化用户体验，增加CRM系统的用户采用率并产生更有意义的报告，从而使CRM系统尽可能多地发挥管理职能。对于大中型公司来说，通常会安排一个人（CRM系统管理员）来全职进行CRM系统的维护工作。对于较小的公司，数据量和业务流程没有那么复杂，但也需要一个角色稍带着做好这项工作。无论哪种情况，对于许多公司来说，CRM系统的维护都是一项必要的工作。为了帮助刚刚接触CRM系统维护的人员，本文提供几种最佳实践以供参考。

一、数据清洗

不加以约束的话，CRM系统中的数据会很快变“脏”。创建重复的记录、松散的数据输入标准都导致了该问题。进行用户培训，告诉用户数据输入应该采用何种格式，可以确保在正确的字段中输入正确的数据。例如，不要在电话号码字段中输入联系人名称。

如果您的CRM系统具有查重功能，请确保正确配置了此功能。另外，请使用CRM系统提供的搜索功能定期扫描可疑的重复项，并进行合并或清除。

延伸阅读：演示视频 - 知客CRM的客户查重与合并

二、使界面与每个用户相关

用户不喜欢打开一个庞杂的页面，特别是其中很多信息与之并不相关。所以，确保这些用户打开的是一个只和自己相关的页面。这体现为对于不同的角色（销售，客服，运营等等），删除不适用于该职能角色中的字段。

界面布局很重要，“少即是好”，这将使用户的注意力集中在他们需要查看和维护的关键信息上。而且，这还能增强CRM系统的安全性，以防止有些角色看到自己不应该看到的信息。

延伸阅读：演示视频 - 知客CRM如何实现字段级权限控制

三、使CRM数据产生“关系”

一个制造商或分销商可能希望查看每个客户拥有的所有设备。资产管理公司可能希望能够轻松查看与每个客户相关联的财产。有些新手CRM管理员会创建一系列重复的“扁平”字段：例如设备1，设备2，设备3等等。

要让CRM系统中的数据一目了然，并形成“关系”，一种更好的方法是创建自定义表、实体或对象。这些自定义表中的记录可以链接到父记录。比如为客户创建一个“设备列表”，里面列明了该客户拥有的所有设备以及每个设备的详细情况。

使用“子”表，可以跟进设备的多个属性（序列号，成本）或属性（类别，单位数量）。而且，与重复的平面字段不同，创建数量不受限制——知客CRM支持创建业务关联表单，为各个业务实体增加无记录数限制的子表。

延伸阅读：自定义字段不是万能的，什么情况下该用自定义表格？

四、在添加新字段之前获得共识

CRM系统管理员创建新字段非常容易。因此，他们可以随时将新字段添加到CRM系统中，而无需事先考虑，也无需进行内部讨论。但有时，这种因为个别用户提的需求所增加的新字段，可能会对其他人造成影响，或使CRM系统的数据看起来不再那么规整。

虽然您可以很容易地使用知客CRM为很多业务实体（客户、订单、产品、报价）增加新的字段，但我们建议，在添加新字段之前，与相关的用户一起讨论一下新字段的必要性，比如名称是否有歧义，输入范围控制，是选择型的还是手动输入型的等等。

五、即时禁用离职的CRM用户并进行数据迁移

当某个用户离开公司后，应即时禁用（建议不要删除）该账户，并通过CRM系统的数据迁移功能，将与该用户绑定的消息通知传达给新用户。之所以不建议删除，是因为该用户产生的历史数据（例如该用户的沟通记录和订单记录等等）具有业务相关性，保留起来利于追溯。而数据迁移可以把客户的完整信息以及一些提醒信息传达给新用户，以使新用户能马上接手他的工作。

尽管CRM系统都有用户数限制，但知客CRM更加弹性：当您禁用一个用户账号后，该账号的数据会得到保留，但其名额会被释放，您可以为其他人创建一个新的用户账号。

延伸阅读：如何处理离职员工的账号和客户信息

六、记录您对CRM系统配置的更改

无论您是要添加自定义字段，创建模板还是设置工作流程，如果有可能，请记录修改的目的。修改的原因可能对您很清楚，并且目前很明显。但是在以后的应用过程中，您可能不记得确切的配置目的是什么。如果原因对您不明显，那么其他人当然也不清楚。所以，请创建一个文档，在其中记录对一些重要参数修改的原因。

七、跟进对关键字段的更改

有些很关键的字段，您可能不希望用户随意对其进行更改。您可以通过CRM系统提供的数据审查功能来跟进这些关键字段的更改。比如合同订单中某个字段发生变更，您可以启用一个工作流，以审核该字段是否应该这样修改。如果将字段的值是不正确的值，则您可以很容易地驳回并恢复到以前的值。

知客CRM的嵌入式工作流支持字段审查流程。当用户在修改一些关键的字段后，会自动触发一个您配置好的流程，在流程走完后以后，这些字段的修改才能得到体现。

八、创建数据备份

如果有人不小心修改了客户的关键信息，或是删除了很多联系人的历史活动，您该怎么办？一种办法是创建周期性的备份，但如果您的数据库需要还原，您将丢失自最近一次备份以来用户所做的任何更改。

所以，您需要寻找更好的办法：如果您的CRM具有手动备份功能，请随时创建数据的常规备份。如果您的CRM具有恢复客户资料镜像的功能，您就可以随时将客户资料恢复到正确的版本。

CRM系统维护：知客CRM数据库如何备份
演示视频 - 知客CRM的客户资料保护机制

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