将数据迁移到CRM系统的几个步骤

在您购买新的CRM软件时,您可能需要考虑数据迁移问题。如果您之前没有使用过CRM软件,那么您的客户、沟通记录、产品以及订...

 类型:CRM实施 作者:知客CRM 时间:2021-04-29 原创:禁止抄袭

在您购买新的CRM系统时,您可能需要考虑数据迁移问题。如果您之前没有使用过CRM软件,那么您的客户、沟通记录、产品以及订单等信息可能存储在Excel表格。如果您之前使用过CRM软件,则需要将其中的重要数据导出为多个表格文件。为了在新的CRM软件中延用您之前的数据,您需要了解有关CRM软件的数据迁移功能和技术支持。

将数据迁移到CRM系统的几个步骤

一、数据迁移有哪些步骤

从技术上讲,数据迁移涉及三个步骤:提取,转换和导入。提取是指从原来的系统中导出数据(在使用旧版CRM的情况下),或是将分散的Excel数据整合起来(之前没有使用过CRM的情况下);转换是指将数据调整为新的CRM软件能够接受和识别的格式;导入则是指利用新的CRM软件所提供的功能,将数据按依赖层级分别导入到CRM软件中。

数据迁移的步骤

二、理清数据迁移过程中的对象依赖关系

在您要导入的数据中,应该有人员、客户、联系人、产品、沟通记录、订单等业务对象。为了建立数据的关联关系,你必段按顺序导入这些数据,这些业务对象的依赖关系如下:
1、其中人员和产品是基础数据,没有向下依赖关系,因此一定要优先导入。
2、客户数据可能依赖于人员(因为有归属人),为联系人、沟通记录、订单等数据所依赖。
3、联系人数据既可以依赖于客户(一个客户可能会关联多个联系人),也可以独立存在(不指定归属客户)。
4、沟通记录依赖于人员、客户和联系人,订单记录依赖于人员、产品、客户。

CRM常见数据的依赖关系

三、准备数据

在数据迁移之前,您要先理清表格中的字段与CRM中的字段应该如何对应,哪些是关联型字段,哪些是纯文本,哪些是数值,哪些表面是文本但其实可以作为字典项(下拉框字段)。搞清楚对应关系,便于您在表格中整理数据,并预先在CRM软件中创建一些元数据。准备数据的过程可能包括以下步骤。

1、在CRM软件中创建好数据字典。比如,您的客户有几种类型,就在CRM中为客户创建好这些类型,导入时CRM将会把表格中的文本转换为下拉框的值。

2、添加自定义字段。一些在您表格中存在的字段,但CRM并没有预置,您就需要在CRM中添加这些字段。请注意,有些CRM会要求自定义字段名称与表格中的字段名称完全一致。

提示:知客CRM可以通过字段映射来实现不同名称字段的对应关系。

3、检查表格格式。有时,表格中会存在不规范的数值。比如价格这个字段,您既然想要将其导入到CRM中并作数值来处理,那么表格中就不应该出现诸如“1920元”这样的写法,而应该直接填写“1920”。

4、字段位置的排列。这个步骤不是必须的,但有些CRM对数据的排列方式有严格要求,甚至只能按照其提供的模板来编排数据才能顺利导入。

提示:知客CRM不要求按照模板来编排数据,您可以通过字段映射来实现内外数据源的字段对应关系。

四、开始导入

一般来说,数据导入有两种方式,一种是通过CRM提供的导入页面上传数据,一种是通过CRM软件公司单独开发的工具来完成导入。以下以知客CRM为例,分别介绍这两种导入方式。

1、上传数据导入
知客CRM提供了一个向导页面,来指导用户按照步骤导入数据。这包括:上传数据、预览、设置对应关系,设置数据选项(如导入为公海等)这几个步骤,如以下视频演示,操作起来非常简便。

2、采用工具导入
在要导入大批量数据时,我们建议采用知客CRM提供的数据导入工具。这种强大的工具独立于CRM进程,可在后台长时间运行。可以将数万条数据(比如客户、订单等数据)快速导入至知客CRM中。而且,您无需使用数据导入模板来重新规整现有数据,直接上传现有的表格文件,然后通过字段映射实现表格字段到CRM字段的匹配。您甚至可以在导入时指定导入条件——哪些数据要导入,哪些数据不必导入。

界面截图:导入前的字段映射配置
界面截图:导入前的数据条件设置
界面截图:自动在后台导入数据

结论

要顺利完成数据迁移,首先要考察CRM软件是否具备完善的数据导入功能或专业的技术支持。在实施过程中,数据迁移是一个非常重要的前置环节,也是在全面应用CRM软件之前必要的一项工作。知客CRM为您提供了完整的数据迁移解决方案,确保您用最短的时间将现有的“孤岛”数据汇集到CRM软件中进行统一管理。

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