购买CRM账号之前要考虑的两件事

众所周知，用户账号费用是企业购买CRM系统中很重要的一笔开支，越多的人使用，CRM供应商的整体报价也越高。关于这一点，我们之前在为什么CRM软件的报价要根据用户数来定一文中有过专门的介绍。显然，人员数量更多的企业购买CRM系统的成本也越高，而购买的用户数量越多，企业所能获取的数据以及从CRM中受益的员工也越多——这看上去对供应商和企业来说都是“多多益善”的好事。但是，并非全然如此，本文将基于用户利益，提醒企业在购买CRM用户数之前要考虑两件事。

一、遵循“从少到多”原则

从最低限度开始并根据需要在以后添加用户数通常比一次性购买更好。虽然这个想法似乎是常识，但为什么有这么多公司反其道而行之？这是因为CRM供应商通常会将大量用户数捆绑在一起并提供一个诱人的梯度折扣（这也包括我们）。这其中很多供应商会说服客户预先购买额外的用户数，而不是在业务增长后再来增加。

企业通常会接受这种推理方式，认为虽然他们在实际开始使用时可能不需要这么多的用户数，但他们相信会在未来用上这些闲置的账号。然而，这个思考过程有两个问题：

1、这是假设企业的业务将有所增长——尽管CRM确实可以帮助企业做到这一点。虽然乐观是一件好事，但这并不是做出购买决定的现实方式，企业应该仔细评估当前的业务状况。有时，发展并不是以人数多少来衡量的。

2、由于CRM系统的服务费用是按照整体合同金额来计算的，因此企业需要为未使用的用户数支付额外的服务费用，这使企业在一段时间内承担了额外的支出。

虽然以梯度折扣购买大量CRM用户数在短期内是一项明智的采购决定，但如果您的公司未使用这些账号，从长远来看，这是多出来的一笔支出。据估计，与根据当前需求购买 CRM 用户数的企业相比，此错误决定可能会使您的CRM系统总拥有成本增加 10% 到 20%。

仅就当前要使用CRM的员工数量来购买用户数是完全没有问题的，因为您可以随时购买额外的账号。但某些在线CRM（SaaS租用）供应商可能会提出一项限制条件，比如在租期内无法变更用户数量，以此要挟企业不得不在上线CRM之前就购买超出的用户数——这无疑是个陷阱。

当然，话虽如此，如果您非常有信心在不久的将来会增加更多员工，那么预先根据梯度优惠折扣购买多个用户数量显然更具成本效益。但如果您不确定，最好谨慎行事，只购买满足当前业务运行的用户数量即可。

二、考虑谁需要使用CRM

确实，CRM系统链接了大多数业务环节，营销、销售、服务、其他与客户服务相关岗位等等。因此，似乎公司每一个人都需要使用CRM。但事实并非如此，我们的观点是，“管理端口”和“客户端口”的人员或部门确实需要CRM账号，其他非客户相关的岗位，则需要根据实际情况来取舍。

1、销售——CRM几乎就是为销售团队构建的，所以，整个销售团队肯定需要访问CRM系统，以便获取客户信息、跟进客户的购买行为，在销售管道中推动潜在客户、处理订单等等。使用CRM系统将使您的销售团队能够通过简化整个销售周期、轻松访问潜在客户信息和改进销售流程来提高效率。

2、营销——销售和营销部门应该密切合作。实施CRM系统可以通过提高营销到销售交接的效率来帮助巩固这种关系。CRM软件还可以提高潜在客户质量、自动化营销（如短信和邮件）以及进行客户细分。

3、客户服务团队——客户服务必须能够快速访问有关客户的详情、购买历史、保修、合同等相关信息。该部门每天与客户互动，有了 CRM 系统，客户服务部门就可以简化客户支持案例，快速解决问题，并将信息提供给公司内的其他部门。

4、IT技术团队——根据其职责范围，您的 IT 部门可能需要也可能不需要专门的CRM账号。如果客户在使用您的产品或服务时需要技术支持，IT 部门可能会像客户服务部门一样使用 CRM 系统。但是，如果您的 IT 部门仅用于内部支持，则可能没有必要为他们购买CRM账号，或者仅需一个用于管理CRM系统配置项的账号即可。

5、公司领导层&财务部门——根据公司规模和领导分管业务，每一个与客户业务有关的领导都可能会需要一个CRM账号。财务部门也可能会需要一个以上的用户账号，以协调销售部门处理订单和回款事宜。

6、异地员工、兼职员工——对于在销售、营销或客户服务领域工作的兼职或异地员工，他们可能尤其需要一个CRM账号。由于工作是在异地进行的，因此能够在公司“外部”获取有关客户的信息流是他们正常开展工作的关键。至于其它非“客户端口”的该类型员工，则可能没有必要为他们购买相应的CRM账号。

明智地购买

理想情况下，如果您的公司有足够的支出预算，您当然可以为每个人都分配一个CRM账号。但是现实情况下，大多数企业必须勒紧钱包，考虑每一笔支出。因此，长期审视您的组织结构，采取增量持续购买，以及明确好要使用CRM的人员和部门，将能有效节约CRM系统的总拥有成本。

最后，您还需要确定CRM用户数费用的支付方式，这是根据CRM供应商类型（SaaS和私有化部署）来定的，一次付费终身使用的用户账号（这是知客CRM采用的购买方式），怎么计算也会比按年支付的更加划算。

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