将数据迁移到CRM系统的几个步骤
CRM实施
2023-12-22
对于那些从未参与过CRM数据迁移项目的人来说，可能会有一种误解，认为数据迁移是一种将数据从旧字段映射和移动到新字段的简单技术。但是，如果您的团队多年来一直使用某个大型的客户管理系统并且正准备换到新的CRM系统，那么数据迁移很可能成为整个CRM实施项目中最复杂的部分。知客CRM有过大型CRM系统的实施经验，我们认为这种级别的迁移，通常涉及到以下14个组成部分。
1. 了解旧系统的功能用例
当公司从旧系统（例如一个大型综合业务管理系统）迁移到新的CRM系统时，有必要了解用户多年来依赖的特定功能。
旧系统是否具有某个用户非常依赖的功能？新系统能否实现这一点？旧系统是否有与其他系统的关键集成？新系统是否也要实现这一集成？
2. 寻找关键功能的替代品
尽管旧系统非常糟糕，但公司是否想要保留其中某个重要功能。并非所有旧系统的功能在给定的CRM系统中都具有精确的等效项。复制某些重要功能可能需要额外定制开发。
3. 让用户为即将到来的变化做好准备
在公司员工没有任何准备的情况下，告诉他们明天就要使用一个新的CRM系统不是一个好办法。
当用户没有了解旧数据如何与新记录关联，没有事先了解界面操作和业务流程等方面的变化，一些用户可能会在使用新系统上磕磕绊绊。所以，从最终用户中选一些代表，让他们从一开始就参与到这个过程中。
4. 明确技术团队
CRM系统配置和CRM数据迁移几乎不可能解耦，应该由同一个人或团队来负责这两项工作（CRM供应商提供技术支持）。所有关键遗留数据都需要经过深思熟虑，让这些数据移动到新系统的正确位置。
5. 决定截止日期，排除记录和字段
以下是有关应从迁移中排除哪些数据的业务级别问题的几个示例：
1、如果您的旧系统已经存在超过十年，那么所有活动历史记录是否都应该被引入系统？
2、如果某个客户记录已超过七年未编辑，并且在此期间没有添加历史记录，那么导入该记录是否有意义？
3、如果某个自定义字段仅填充了几十条记录，那么该自定义字段是否需要迁移？
6. 从业务层面审查数据
CRM供应商的开发人员会提供数据映射和导入工具，但请不要在没有业务级别审查的情况下导入遗留数据，因为供应商的开发人员并不完全了解业务需求。所以，花时间请关键业务人员检查哪些遗留数据最终会流向新CRM系统中的哪些区域，这一点很重要。
7. 提取源数据
根据旧系统的复杂程度，提取数据可能是一个多步骤的过程。它还可能涉及在旧数据库中创建视图（SQL View）以合并来自不同表的数据。
8. 准备源数据
数据提取后，根据关于截止日期、记录排除、字段排除、选项列表合并等决策，对遗留数据进行加工（比如字段值的转换）以传输到新的CRM系统。
例如，旧系统的备注文本使用HTML的BR分行，新系统采用传统的换行符，这种转换需要提交给开发人员，将转换逻辑体现在数据迁移工具里。
9. 合并重复记录
如果遗留数据库中存在重复记录是一个普遍问题，那么在提取源数据的过程中，可以识别重复项并忽略。
如果重复项较少，最好导入所有重复项，然后使用CRM系统提供的“查重功能”删除重复数据，以便可以逐个字段地核查，确定要保留或删除的数据。
10. 整理文件附件
对于使用了很久的大型系统，文件附件可能驻留在数十个甚至数百个不同的文件夹中。移到新系统后，路径的指向也将发生变化，这就需要迁移工具做好正确的路径映射——这可能是一项特别耗时的工作。
11. 确定如何处理文件附件
如果遗留系统中有大量的文件附件，则要考虑所选的新系统是基于公有云还是私有云？公有云的存储空间通常是有限制的（如租用式CRM），私有云CRM系统（比如知客CRM）则没有空间限制（取决于目标硬盘的大小）。对于有空间限制的，则需要确定哪些附件应该删除。
12. 执行测试导入
在正式迁移之前，让新系统开放一个测试环境，执行至少一次迁移测试，并让多个用户花时间逐个表和逐个字段地检查数据迁移到新系统后的表现。找出缺失的地方，重新调整迁移规则和业务逻辑。
13. 执行最终数据迁移
在测试和调整迁移规则之后，可以执行最终的数据迁移。通过适当的计划和准备，这可以相对较快地完成。由于旧系统在迁移过程中可能会短暂下线，因此，周五是一周中进行最终数据迁移的最佳时间，因为要是发生问题，可以利用周末时间紧急修复。
14. 数据迁移后的清理
无论迁移过程执行得有多好，都可能会忽略一些细节。切换到新CRM系统后的几天和几周后，可能需要进行额外的数据清理，或是将之前被忽略的数据增补到CRM系统。
总结
大型CRM系统的数据迁移几乎总是需要许多业务级别的决策。这不是单独委托给供应商技术团队的任务，还需要公司多个业务和IT角色的介入。多年来，知客CRM听说过行业内有许多不合标准的数据迁移对整个CRM部署产生了不利影响。由于数据迁移是CRM系统实施过程中的一个很大的组成部分，因此应该给予相应的关注。
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