请用这几种时间管理技巧来开始新的一年

 类型:管理理念 作者:知客CRM 时间:2022-02-07 原创:禁止抄袭

作为企业主,您知道时间是多么宝贵。但在弹出的消息、电话、看似没完没了的会议和待办事项之间,很容易让人觉得你整天都在灭火,你的团队整天都在忙着对效益无补的事情。为在忙碌中找到重点,您必须提高您和整个团队的时间管理技能。这听起来可能陈词滥调,但82%的人根本没有时间管理的思维。如果您还没有为新的一年制定时间管理策略,这表明是时候做出改变了。现在,让我们深入了解有哪些良好的时间管理策略。

2022 企业时间管理

企业为什么要关注时间管理?

事实就是这样:人一天只有 24 小时,工作、睡觉、拜访朋友、探望家人、吃饭和休闲。生活比以往任何时候都更加忙碌,想想看,您的团队是否有如下情况:
1、团队中似乎有很多人无法完成待办事项列表。
2、有人错过了某个工作的最后期限。
3、您对业务的运作不像以前那么了解了,客户和潜在客户似乎有流失的迹象。
4、经常出现拖延现象。

由于60%的人很难平衡工作与生活(远程工作更难),因此,你需要一个时间管理策略,以便在特定的时间内分配时间和专注于特定任务来精心安排每一个工作日。更何况,良好的时间管理技能可以减轻压力,提高生产力,并帮助您创造蓬勃发展的业务。

请参考以下这几个时间管理的典型示例,以在新的一年中保持团队的效率并让您更快地实现目标。

一、批量处理方式

您知道同时进行多项任务处理会降低40%的工作效率吗?与其在某一个时间段做很多事情,不如使用任务批处理在某一个时间段内来统一完成多个相似任务。

这种技巧的关键在于将时间切块,您可以将类似的任务放在一起并批量处理。这意味着在设定的时间内分别召开会议、回访客户或进行其他更具体的工作。这最大限度地减少了因工作切换带来的效率损耗,更容易让人进入专注状态(想想《国富论》中的分工)。

二、使用CRM

只要是经营一家企业,都需要处理大量信息——客户信息、沟通记录、流程、订单等等。像知客这样的客户关系管理 (CRM) 平台可帮助您减少负担,避免浪费时间并节省时间。由于人们在工作中浪费了将近 20% 的时间来寻找信息,因此使用 CRM 本身就一种明智的时间管理策略。

使用知客CRM的任务和提醒功能来减少多余的管理任务并帮助您密切关注任务列表,它还集成了日历(甚至能够同步到钉钉日历)功能。当然,这些都仅仅只是知客CRM诸多功能中最常见的几个,事实上,它还提供了更多功能特性来节约您整个团队的时间。

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三、时间管理的“4D”策略

您是否正在盯着一长串看似不可能完成的待办事项清单?使用时间管理的“4D”策略对每项任务采取行动。

1、 删除它(Delete):问问自己是否真的需要完成这个任务。例如,这项任务真的有必要的吗?如果它不值得您关注,请将其从您的任务列表中删除。

2、外包(Delegate):很多企业将19%的时间浪费在可以外包的管理任务上。翻译过来就是说:很多时间可以用少量金钱换来。这可能意味着雇用更专业的服务商来帮助完成某项任务。

3、延迟(Delay):这与拖延无关;延迟任务意味着将一些重要任务移到后面,以腾出时间来执行一些更紧急的任务。如果一项任务很重要但不是高优先级(重要但不紧急),且手头还有更多重要紧急任务,就可以使用该策略。

4、立即执行(Do it now):如果这是您无法删除、外包或延迟的任务,请立即执行。拖延只会让你的待办事项清单变得更长。如果害怕做某件不得不做的事,那么现在就开始无疑更加明智。

四、80/20 法则

也称为帕累托原则,80/20 法则认为你应该把时间花在最能带来结果的事情上。比如,与其把大量时间花在一些低价值工作上,不如更多地关注潜在客户、客户关系培育、招聘或培训等高价值工作。

更进一步,从CRM的角度出发,80/20法则也意味着您没有必要对所有的潜在客户一视同仁。比如,知客CRM会为每一个潜在客户评分(排序),帮助你筛选出高价值潜在客户,避免低价值潜在客户浪费您宝贵的时间精力,始终将80%的精力花在那些最有可能带来回报的20%的客户身上。

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另外,您还可以跟踪您在哪些事情上花了过多时间,这些工作是否为您带来了最大的成果。如果您将时间花在没有太多回报的任务上,那么您就要思考设计您的工作方式了。

五、番茄工作法

番茄工作法使用循环计时器,以25或30分钟为一个番茄钟周期。您可以在其中做一些短暂的工作,到时间了就做一次短暂休息。例如,采用这种方法的人们通常会做 30 分钟的工作,在每个工作之间有短暂的休息(5 分钟左右)。

每隔一小段时间就休息听起来像是在浪费时间,但87%的专业人士表示,休息实际上提高了他们的工作效率——这是因为将工作切成多个番茄钟更有利于理解和规划任务。如果你做深度工作,或者你的大脑需要休息才能发挥作用,番茄钟就是一种很好的时间管理技能。

番茄时钟

六、少开会,开好会。

如果你经常开会,你就会知道会议是多么的浪费时间。事实上,67%的员工表示会议影响了他们的工作效率。这种时间管理技巧很简单,就是在最大限度地提高会议价值的同时,再最大限度地减少员工参加会议的时间。

要实现这个目的,您需要这样做:
1、主持较短的会议。说真的,很多事情可以在 15 - 30 分钟内说清楚。
2、只邀请相关人员参加会议。
3、为会议制定议程。
4、如果一个会议要讲很多事情,就把他们切分。
5、规定一些无会议的日期,以便您和员工都有时间专注于工作。

结论

也许您的企业总是可以得到很多业务,但您永远无法创造更多的时间。我们需要明智地利用我们的时间,因为它是如此有限的资源。时间管理听起来并不有趣,但它是实现工作与生活平衡、更好地开展工作、建立“快公司”的绝佳方式。当然,您可能需要一点帮助:请免费体验知客CRM,了解它是如何帮助您和您的团队获得更多时间资源。

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