如何使用知客CRM管理项目

 类型:功能扩展 作者:知客CRM 时间:2022-02-28 原创:禁止抄袭

不同于一般CRM软件用列表来管理项目,知客CRM的项目管理功能(Project Management)采用了可视化的项目视图(里程碑展开的树状视图),帮助企业直观实时监控和管理项目进度。通过与CRM业务数据的深度链接,打通内部项目管控与外部客户体验的断层环节,使企业实现以客户为中心的项目管控,并帮助团队更好的展开协作,高效有序地完成项目过程。以下将为您介绍如何采用知客CRM来简化复杂的项目过程管理。

CRM项目管理

一、设置项目里程碑

项目一般都有一个较为复杂的过程,并且涉及到多节点和多人协作。因此,将整个项目过程划分为几个标志性的阶段,按阶段完成(评估验收)各项任务是一件必要且有意义的工作。由于项目中的阶段和长途旅行中的路牌很相似,因此称之为里程碑。在开始管理项目之前,第一步是先梳理好公司的项目过程,将之拆分形成多个里程碑。

一个项目通常包括两个以上的里程碑。它并不是从左至右的直线过程,而是一个树状回归过程。所谓的树状回归,是指整个项目由多个主干(里程碑)、枝干(任务)、树叶(事务)组成。完成树叶上的事务,回归到枝干,完成所有的枝干任务,回归到主干,完成多个主干,回归到树根(标志着整个项目完成)。

以下这张图很好的描述了里程碑、任务和事务的主从关系。
项目中的里程碑、子任务和事务

了解这些概念,您就可以着手设置项目里程碑。将项目过程先进行合理拆分(比如一个验收项目可能包括产品测试、实施交付、验收回款这三个里程碑),每个里程碑包括多个子任务(比如实施交付需要完成产品安装、系统配置等任务),每个子任务还可以派生多个事务(比如产品安装包括环境架设、软件配置、系统初始化等事务)。创建、设置项目里程碑的操作步骤如下:

1、进入【系统配置】模块,在【基础数据】页签中找到【项目里程碑维护】一栏,点击打开【项目里程碑设置】页面。

知客CRM项目管理系统

2、点击【维护里程碑方案】,进入数据字典设置页面,在此可以添加多个里程碑。注意,这里创建的里程碑可以根据不同项目进行组合(下述)。

添加里程碑

3、回到【项目里程碑设置】页面,在下拉框中选择需要需要配置的里程碑,点击里程碑右上角的加号图标可以添加多个任务,点击任务右上角的加号图标可以添加多个事务。

设置里程碑、子任务和事务

由上图可见,在知客CRM中,您还可以为每个里程碑、子任务和事务设置进度和预计用时,以实时计算项目的进度。进度计算适用于以上树状回归策略,比如完成了某个子任务下的所有事务,那么意味着该子任务的进度为100%,当完成了某个里程碑下所有的子任务,则意味着该阶段的工作已经完成,如果这个里程碑占项目总进度的20%,那么就可以得出项目进度为20%。

4、按第3个步骤所示的操作,为所有的里程碑设置好任务和事务。

二、为不同的项目设置不同的里程碑组合

不同的项目有不同的里程碑,比如有些项目只需要【需求分析、解决方案、产品研发】这三个里程碑,有些项目则需要【需求分析、解决方案、产品研发、实施交付、验收回款】等完整的阶段。为提高灵活性,知客CRM创造性的为每个项目加入了里程碑组合模式。比如,您可以添加和设置任意多个里程碑,但在创建某个项目时只选择其中的几个。

项目中的里程碑、子任务和事务

不止如此,您还可以在原有基础上添加新的任务和事务,或者删除不必要的子任务和事务(这是一种模板化的继承机制),以使整个里程碑的构造更符合当前项目。通过这项功能,项目能够充分实现个性化管理。

三、项目优先级管理

您可以预先设置好多个项目图标(可选图形和颜色),以描述项目的优先级和状态标识。设置好多个图标之后,您可以在项目列表中为某个项目快速切换项目图标。

项目图标(标识项目优先级)

四、项目评分管理

为评估项目过程和结果,便于把控服务质量、总结问题,您可能需要对一些项目进行评分。通过添加自定义问题和打分选项,收集内部和客户反馈,您可以为每个项目生成评估列表。

项目评分管理

为保证项目的成功,企业需要有效地组织人力和生产资源,通过合理的工作安排和进度跟踪,以可视化的项目管控来优化项目过程。由于以客户为中心的项目管理已经成为很多企业的内控环节,所以在CRM系统中集成项目管理子系统是非常有意义的(特别是当该项目与客户相关时)。知客CRM的项目管理子系统以一种可视化的树状视图,向您的团队阐明整个项目的工作细节,帮助您的团队有序地完成任务并顺利通过各个里程碑,使整个项目的推进和衔接更简单、更直观。以下是知客CRM项目管理子系统的完整介绍。

五、项目的执行和管控

您可以为项目添加一个项目经理和多个项目成员,将处于整个项目中的人员调动起来,协同完成任务。

设置项目组成员

在列表中点击项目即可进入项目执行视图,在该页面中,项目组成员可以随时查看项目中子任务和事务的完成情况,根据自己分管的任务进行协作。

在项目执行页面中,团队成员可以执行以下操作:
1、在项目中添加活动记录(以客户为中心的沟通和行动记录),同时支持日程提醒。
2、查看整个项目的历史活动记录。
3、与项目组其他成员沟通。
4、设置子任务或事务的状态。
5、形成工作节点文档并上传。

项目执行页面

项目执行页面

知客CRM使用树状 UI 展现项目管理视图(即项目鸟瞰图),这让整个团队对正在做的工作有一个更高层次的看法。项目组成员可以轻松查看正在进行的任务以及已完成的任务,您还可以通过项目日志快速获取有关人员的任务进度、文件和笔记等信息。

结论

通过使用集成了项目管理系统的一体化的知客CRM,您将能为客户提供更好的体验,为内部提供更多的生产力,同时减少团队的工作压力。知客CRM推出项目管理系统的目的就是帮助企业进一步节省时间、理清工作流程,使更多业务环节和内部事务进一步“以客户为中心”,帮助企业更好地开展业务。

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