将数据迁移到CRM系统的几个步骤
CRM实施
2021-04-29 11:31:58
对于那些从未参与过CRM数据迁移项目的人来说，可能会有一种误解，认为数据迁移是一种将数据从旧字段映射和移动到新字段的简单技术。但是，如果您的团队多年来一直使用某个大型的客户管理系统并且正准备换到新的CRM系统，那么数据迁移可能成为整个CRM实施项目中比较复杂的一部分。知客CRM具有大型CRM系统的实施经验，我们认为这种级别的迁移，通常涉及到以下14个组成部分。
1. 了解旧系统的功能用例
当公司从旧系统（例如一个大型综合业务管理系统）迁移到新的CRM系统时，有必要了解用户多年来依赖的特定功能。
旧系统是否具有某个用户非常依赖的功能？新系统能否实现这一点？旧系统是否有与其他系统的关键集成？新系统是否也要实现这一集成？
2. 寻找关键功能的替代品
尽管旧系统存在不足，但公司是否想要保留其中某个重要功能。并非所有旧系统的功能在给定的CRM系统中都具有精确的等效项。复制某些重要功能可能需要额外定制开发。
3. 让用户为即将到来的变化做好准备
在公司员工没有任何准备的情况下，告诉他们明天就要使用一个新的CRM系统可能不够妥当。
当用户没有了解旧数据如何与新记录关联，没有事先了解界面操作和业务流程等方面的变化，一些用户可能会在使用新系统上遇到困难。所以，从最终用户中选一些代表，让他们从一开始就参与到这个过程中。
4. 明确技术团队
CRM系统配置和CRM数据迁移几乎不可能完全分离，应该由同一个人或团队来负责这两项工作（CRM供应商提供技术支持）。大多数关键遗留数据都需要经过深思熟虑，让这些数据移动到新系统的正确位置。
5. 决定截止日期，排除记录和字段
以下是有关应从迁移中排除哪些数据的业务级别问题的几个示例：
1、如果您的旧系统已经存在超过十年，那么很多活动历史记录是否都应该被引入系统？
2、如果某个客户记录已超过七年未编辑，并且在此期间没有添加历史记录，那么导入该记录是否有意义？
3、如果某个自定义字段仅填充了几十条记录，那么该自定义字段是否需要迁移？
6. 从业务层面审查数据
CRM供应商的开发人员会提供数据映射和导入工具，但请不要在没有业务级别审查的情况下导入遗留数据，因为供应商的开发人员并不完全了解业务需求。所以，花时间请关键业务人员检查哪些遗留数据最终会流向新CRM系统中的哪些区域，这一点很重要。
7. 提取源数据
根据旧系统的复杂程度，提取数据可能是一个多步骤的过程。它还可能涉及在旧数据库中创建视图（SQL View）以合并来自不同表的数据。
8. 准备源数据
数据提取后，根据关于截止日期、记录排除、字段排除、选项列表合并等决策，对遗留数据进行加工（比如字段值的转换）以传输到新的CRM系统。
例如，旧系统的备注文本使用HTML的BR分行，新系统采用传统的换行符，这种转换需要提交给开发人员，将转换逻辑体现在数据迁移工具里。
9. 合并重复记录
如果遗留数据库中存在重复记录是一个普遍问题，那么在提取源数据的过程中，可以识别重复项并忽略。
如果重复项较少，建议导入部分重复项，然后使用CRM系统提供的"查重功能"删除重复数据，以便可以逐个字段地核查，确定要保留或删除的数据。
10. 整理文件附件
对于使用了很久的大型系统，文件附件可能驻留在数十个甚至数百个不同的文件夹中。移到新系统后，路径的指向也将发生变化，这就需要迁移工具做好正确的路径映射——这可能是一项比较耗时的工作。
11. 确定如何处理文件附件
如果遗留系统中有大量的文件附件，则要考虑所选的新系统是基于公有云还是私有云？公有云的存储空间通常有限制（如租用式CRM），私有云CRM系统（比如知客CRM）则空间限制较小（取决于目标硬盘的大小）。对于有空间限制的，则需要确定哪些附件应该删除。
12. 执行测试导入
在正式迁移之前，让新系统开放一个测试环境，执行至少一次迁移测试，并让多个用户花时间逐个表和逐个字段地检查数据迁移到新系统后的表现。找出缺失的地方，重新调整迁移规则和业务逻辑。
13. 执行最终数据迁移
在测试和调整迁移规则之后，可以执行最终的数据迁移。通过适当的计划和准备，这可以相对较快地完成。由于旧系统在迁移过程中可能会短暂下线，因此，周五可能是一周中进行最终数据迁移的合适时间，因为要是发生问题，可以利用周末时间进行修复。
14. 数据迁移后的清理
无论迁移过程执行得有多好，都可能会忽略一些细节。切换到新CRM系统后的几天和几周内，可能需要进行额外的数据清理，或是将之前被忽略的数据补充到CRM系统。
总结
大型CRM系统的数据迁移几乎总是需要许多业务级别的决策。这不是单独委托给供应商技术团队的任务，还需要公司多个业务和IT角色的介入。多年来，知客CRM了解到行业内有一些不合标准的数据迁移可能对整个CRM部署产生影响。由于数据迁移是CRM系统实施过程中的一个重要组成部分，因此应该给予相应的关注。
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评论
文章对大型CRM系统数据迁移的分析很深入，特别是“明确技术团队”和“业务层面审查数据”这些环节，体现了技术与业务结合的重要性。数据迁移是CRM系统切换的关键，希望未来CRM能提供更完善的迁移方案，降低企业在数据迁移过程中的风险与实施成本。
阅读后对CRM数据迁移的复杂性有了更深理解。过去可能将其视为纯技术问题，现在认识到业务决策同样关键。希望未来能有更多关于数据迁移中业务参与角色的指导，帮助用户更好地适应新系统，确保数据完整性与业务连续性。
文章强调的“数据迁移后清理”与“执行最终数据迁移”很关键，迁移后的数据质量直接影响系统使用。希望知客CRM能增强数据清洗与校验工具，协助企业在迁移后快速恢复业务运营，保障客户关系管理流程的顺畅。
作为IT新人，我对CRM数据迁移流程了解有限。文章列出的组成部分让我有了清晰框架，特别是“合并重复记录”和“整理文件附件”这类常见难点。期待更多相关培训资料，帮助我们掌握数据迁移技能，提升CRM系统实施能力。
作为中小企业，我们正计划升级CRM系统。文章提到的“业务层面审查数据”和“执行测试导入”很有参考价值。希望知客CRM能提供更轻量、易用的数据迁移方案，降低中小企业的迁移门槛与成本，实现平滑过渡。
文章对大型CRM数据迁移的分析很专业，特别是“明确技术团队”和“决定截止日期，排除记录和字段”这些步骤，体现了技术与业务的结合。期待CRM系统未来能更好地支持复杂迁移场景，通过标准化流程降低风险。
从技术实施角度，数据迁移是一项复杂工程。文章指出的“提取源数据”和“准备源数据”是关键，涉及格式转换与去重等处理。希望知客CRM能提供更强大的数据迁移工具与接口，支持高效、准确的数据转换与导入。
作为普通用户，我关注数据迁移后的系统体验。文章提到的“用户准备”和“测试导入”环节让我对迁移过程更有信心。希望在迁移中能充分吸纳用户测试反馈，确保新CRM系统符合实际业务需求。
作为企业决策者，我注重数据迁移的完整性与准确性。文章强调的“业务层面审查数据”和“测试导入”非常关键，数据迁移是业务与技术的结合。希望知客CRM能提供更详尽的迁移指南，帮助企业顺利完成系统过渡。
文章总结的组成部分很全面，特别是“了解旧系统功能用例”和“寻找关键功能替代品”，我们在迁移中确实遇到过类似问题。希望未来能分享更多高效迁移的实践案例，帮助企业在CRM系统切换时更顺畅地实现功能过渡。