知客CRM：企业数据管理全面指南

对于数据驱动的企业来说，正确的数据堪比黄金。良好的数据可以作为关键业务运营的支柱，帮助企业做出清晰而有说服力的决策，并且通常能将企业带入成功的未来。那么，您目前对数据的管理情况如何？感觉自己只是在大量的表格数据阵列中蜻蜓点水？是时候对数据管理进行一些健全措施了。让我们来了解一下数据管理。

一、什么是数据管理？

企业数据管理是指企业用于收集、组织和处理数据的实践。良好的数据管理实践可确保以高效、有据可查的方式收集、处理、存储和保护数据，从而在战略上使业务受益，这包括以下方面：

保持数据的准确性和可访问性;
支持分析决策;
实现无缝协作;
维护数据隐私;
最大限度地利用数据作为重要的业务资产。

适当的数据管理策略将上述所有内容正式化，同时也为公司使用数据提供了重要的指导方针和基本原理。制定数据管理策略使企业有机会从头开始构建理想的数据生态系统，从而提供未来数据使用的完整、精细的视图。该策略还应为可操作的全公司数据和 IT 策略提供信息。

二、数据管理必不可少的 6 个原因

深入研究您的公司如何使用数据可能听起来有点不切实际——但这确实是值得的。

1. 数据有价值

数据是一项必不可少的 IT 资产，需要像其他资产一样进行维护，以保持您的业务正常运转。但是，正如任何类型的资产都可能被盗或篡改一样，数据也可能被盗或篡改。黑客一直在寻找向企业勒索钱财的方法，因此勒索软件攻击（有效地将关键业务数据勒索）置于历史最高水平。制定强大的数据管理策略将帮助您保持数据资产的良好安全并处于最佳状态，以便它们可以继续为您提供良好的服务。

2. 实现自上而下的视图

当您确定您的公司拥有哪些数据时，您可以准确地计算出您可以提取哪些信息，以及这些数据中是否存在任何需要填补以实现业务目标的空白。如果您知道正在测量某个数据点，那么良好的数据实践应该告诉您如何收集它、在哪里找到它以及谁可以访问它。

3. 实现标准化

通过对数据实践的鸟瞰图，您可以提供收集、处理和处理数据的固定、标准化方法;反过来，构建功能性 IT 和数据策略，以实现协作、和谐和清晰。

4. 准确的数据，准确的决策

当您知道您的数据很准确时，您就可以做出自信、有影响力的业务决策，并且很可能也能更有效地规划未来。

5.最大限度地减少数据丢失

当您知道自己拥有哪些数据以及在哪里确保数据安全时，就会变得容易得多。完整的数据可以帮助您最大限度地减少各种损失，从大规模网络攻击到“那个客户的联系信息到底在哪里？了解数据的保存位置以及数据在系统中的流动方式有助于为有效的网络安全和备份策略提供信息。

6. 提高运营敏捷性

具体了解整个数据生态系统的工作原理对于业务敏捷性非常有用。准确了解您的公司如何使用数据可以帮助您在面对突然的市场变化、团队重组和 IT 挑战时制定可衡量的、明智的响应。

三、几个核心数据管理概念

数据管理表面之下潜伏着许多复杂的概念。然而，理解这些概念对于理解数据管理策略可以涵盖的全部范围至关重要。在我们学习如何将您的数据管理策略组合在一起之前，让我们解开其中的一些概念。

1. 数据采集

这个问题很简单：您将如何收集数据并以安全的方式存储数据？您的数据收集方法将如何维护数据的完整性和数据主体的隐私？当数据在更广泛的互联网上移动并进入/围绕您的内部基础设施（“传输中”）时，您将如何确保这些数据的安全？当它只是在存储中（“静止”）时，您将如何确保它的安全？

2. 数据处理

一旦你有了你的数据，你打算用它做什么，如何，为什么？您需要什么软件和存储？您公司的众多部门/职能部门将如何使用和协作这些数据？数据在企业中的流动情况如何 - 您是否需要先打破一些数据孤岛？此外，您有什么法律依据根据隐私法规处理您的数据？

3. 数据治理

没有人可以用不正确或不完整的数据做出有意义、自信的决策。因此，保持数据完整性（数据的准确性、一致性和完整性）在业务中至关重要。数据完整性还可能涉及数据存储、访问和使用的物理完整性。数据管理是一个相关概念，涵盖数据的适用性;防止未经授权的访问;以及数据扩充、清理和清除等做法。数据治理这个总称还可能涉及确保数据以合乎道德的方式保存，并以有效、可用的格式保存。

4. 数据安全、保护和隐私

随着网络攻击的增加，数据安全和隐私至关重要。因此，企业应该做好以下措施：
将数据泄露或网络攻击的可能性降至最低
制定发生违规或网络事件时的行动计划
确保数据仅由授权方访问
确保保留多个安全备份
记录用户与数据的交互方式（例如删除和修改数据要有记录）

四、数据管理设置

您可以通过以下 5 个简单步骤一步步创建数据管理策略。

1. 你的最终目标是什么？

在做出任何进一步的决定之前，您需要确定要通过数据实现的目标。您的业务目标和变革原因是什么？您的团队需要什么样的数据功能来运营？您希望运行哪种类型的报表？您想关注什么样的指标？您和您的团队将如何在日常工作中与数据进行交互？

在业务开始时就寻求跨部门的支持，特别是如果您打算构建的数据和流程将影响或毗邻其他部门功能。彻底研究以确保您的数据重组计划不会弄乱关键数据流或通常使任何人的工作更加困难。

2. 您需要什么数据？

为了实现所需的功能，您需要收集哪些数据点？您目前正在收集哪些数据，这些数据如何与您的计划相符？这并不是要囤积尽可能多的数据。这是关于合理化哪些数据足以满足需求。

3. 您需要哪些流程？

现在，您需要考虑需要制定哪些流程才能使您的团队能够使用数据履行其职责。哪些部门将与数据进行交互？他们是否需要修改数据、添加数据或只是读取数据？从正确的位置提取数据并将其放入所需的流程和报告中需要什么？需要哪些过程来生成新数据，或清理/清除不再有用的旧数据？您是否需要在不同的数据库之间同步数据？

现在，看看你已经有的流程。更改内容是否只是收集另一个数据字段或与其他角色或部门共享现有数据点的情况？如果你能简单地调整你已经做过的事情，那么完全重新发明轮子是没有意义的。

您可能会发现绘制两个数据流图很有用。第一个表示你现在正在做的事情，第二个表示你的理想数据流需要是什么样子。图表在哪里相似？它们有什么不同？这是一种方便的视觉方式，可以发现哪些内容需要更改，哪些内容需要保持不变。

4. 您需要什么技术？

确定数据点和流程后，是时候探索您的技术选项了。您需要哪些软件和存储解决方案来执行所需的工作？您现有的解决方案为您提供的服务效果如何？鉴于您更新的数据需求，您是否需要新的或升级的解决方案？您当前的系统中是否存在任何单点故障，或者您的团队必须手动弥合两个工具或功能之间的差距？重新解决您的数据需求是一个很好的机会，可以环顾市场并寻求新的、更好的选择。

这个等式实际上有三个部分——三个 S：软件（Software）、存储（Storage）和安全性（Security)。软件可能是最直接的——例如CRM软件，它决定了客户和销售数据如何组织和访问。

但是，存储可能在很大程度上取决于功能。就像知客CRM一样，本地化安装部署的数据存储会给企业在存储和安全性上带来更大优势（软件和数据被存储在企业内部，安全性和自主性更高）。特别是敏感的运营数据（客户和销售数据），您当然希望将存储保存在内部服务器上。当然，即使是在本地，也别忘了备份！

网络安全和数据安全是任何企业的基本考虑因素，无论他们持有何种数据，都要考虑如何保护静态和传输中的数据。

5. 谁将对您的数据负责？

数据是一种强大的资源，正如我们所知，能力越大，责任越大。那么，谁将负责保持高标准的数据准确性和适用性呢？谁来管理数据的安全性并防止其被滥用？谁将负责处理数据主体的隐私请求？

将数据合规事务交给团队中可信任的成员可以更好地控制您的数据，并制定好关键数据的保护措施。

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