如何让您的CRM系统保持数据的整洁和有效
CRM实施
2020-02-07 10:11:41
再精美的盒子装了垃圾，你和其他人打开盒子也只能得到垃圾。是的，我们说的就是CRM中的数据。糟糕的数据质量会降低CRM的作用，那些错误、不正确、不完整的数据会直接影响最终用户对CRM的评价，甚至让他们认为CRM不再有用。相反，干净的数据可使您的CRM平稳运行，这意味着联系人和潜在客户的资料是更新的，销售管道反映了真实的销售进度，各项统计数据都有迹可循并且能够用于预测未来的趋势。换句话说，干净的数据对于您的CRM能否产生回报很重要。现在，我们分享一些实践来帮助您管理和维护CRM数据，使之保持整洁一致并发挥其价值。
一、建立命名约定
按个人意愿随意命名会给其他用户造成理解困难，虽然CRM允许您为某个名称字段简单赋值，但给定规范完整的名称则能更准确地描述该信息。请通过创建命名标准来保持数据的一致性，这是一种使CRM数据变得"规范"的简单有效的方法。当然，如果您位于特定行业或领域，并且有个性化的命名约定，也请将这些告知使用CRM的员工。
在知客CRM中输入规范完整的名称还有很多其他好处。以客户名称为例，由于知客CRM支持名称组合搜索，并会为客户名称生成一个首拼标识，那么您就可以：
1、输入"XM"就能找到位于厦门市的客户。
2、输入"RJ"就可以快速找到行业为"软件"的客户。
3、输入"厦门 软件"则可以通过地域+行业来筛选客户。
二、建立数据输入规则
知道在输入数据时使用哪种格式是维持数据完整性的关键。CRM中的数据是由很多种不同类型的字段所组成的，除了固定的字段（软件厂商预先设计好的、且不允许修改其类型的字段），CRM系统还支持创建扩展字段。因此，为这些扩展字段指定类型和输入规则是CRM实施过程中很重要的一步。
比如指定哪些字段是数值或日期，哪些字段可以自由输入，哪些字段只能从多个选项中选择一个，哪些字段可以同时选择多个选项，哪些字段需要与CRM的业务实体关联（业务实体是指诸如客户、订单这样的数据）等等。通过指定正确的数据输入规则，您的CRM数据将能够更加准确和详细地描述您的业务。
CRM数据维护的过程
三、查重与合并
CRM几乎不可避免地会积累重复的记录，但事先建立好查重机制，可以减少数据的冗余。比如您既可以对客户名称进行查重判定，还可以通过手机、座机电话和邮箱来进行复合信息查重。
如果CRM系统还是产生了重复记录（比如事实上是同一个客户，但其可能具有不同的名称或电话号码），您也可以将它们合并。由于这些重复记录可能分别有多个相关的子记录，所以不要简单地删除它们，而是将相关信息合并到一起。
四、限制用户对数据的访问权限
您的CRM存储了与客户相关的数据，这些数据是重要的资产，您需要对这些数据的使用方式和敏感性进行确认。通过在CRM系统中设置权限，并指定每个角色分别可以访问哪些字段来限制用户对数据的访问，将有助于您防止数据泄露和不当的修改。
五、使用批量编辑
如果有很多记录的某些字段表述不完整或描述得不准确，您就可以通过CRM系统提供的批量编辑功能来快速修改这些数据集。批量编辑能够对多个选定的记录进行共性字段的修改（诸如类型、行业、地区等具有共性的字段），但那些诸如名称、电话等具有唯一性的字段则不在批量编辑的范围内。
六、配置输入参数
CRM系统管理员可以对很多表单中的扩展字段进行一些配置，以减少不良数据输入的可能性。
1、尽量减少使用自由文本字段
最终用户手动输入的数据越多，出现错误的可能性越大。所以，请尽可能使用下拉菜单或选择型字段。
您可以在知客CRM中为扩展字段设置丰富的字段类型。
2、必填字段
将特定字段设为必填字段可以保持数据的完整性，但过多不必要的"必填字段"，可能会影响最终用户的使用体验和效率。
3、预设规则
强制执行特定数据输入格式的规则。比如某个字段需要收集日期，那么就为其指定可以弹出日期选择框的"日期格式"，而不是让用户去手动录入日期；某个字段需要在A,B,C三个之中选择一个，那么就为其建立一个单选下拉框的输入规则。
七、用自动化来代替手动维护
活用CRM系统的自动化功能，可以节约用户手动编辑数据的时间，还能使数据更加完整且更符合企业实际的业务表述。在应用CRM的过程中，用户由于要填写的数据较多，所以有时他们会在某些地方尽量不录入数据，这就影响了CRM数据的完整性和准确性。通过自动化来完善这些信息，会使CRM中的数据更加完整和规范。
结论
如果您刚开始使用CRM，请遵循以上方法避免不良数据。如果您已经使用了CRM并被不良数据所困扰，您也可以使用以上方法来解决问题。虽然执行这些数据维护操作可能会花费一些时间，但是与之提供的好处相比，这是值得投入的。这是因为，CRM和它所保存的数据都很有价值，后者尤甚。通过管理和维护一个完整、准确和拥有更新信息的CRM数据库，您将从CRM的应用中获得更多收益，比如更深刻地理解客户，更快地发现更多的销售机会，更准确地洞察趋势和制定销售策略等等。
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评论
我们公司最近刚刚部署了本地CRM系统，这篇文章的分享非常及时。数据质量确实是系统能否用好的基础，我们在初始化阶段就遇到了因录入不规范导致后续分析困难的情况。文章中提到的方法，如建立数据标准与规则，为我们后续的数据治理提供了清晰的思路，希望能借此让CRM系统真正支撑起业务决策。
作为一家中小企业，我们没有专职的数据管理团队。文章总结的维护方法，例如设定统一的命名规范和输入规则，实操性很强，有助于我们从一开始就建立起良好的数据习惯。希望知客CRM能提供更多面向非技术背景管理员的数据维护指引，帮助我们更顺畅地管理本地部署的客户数据资产。
我们公司在客户数据管理中长期受重复记录问题困扰，影响报表准确性与沟通效率。文章提到的数据查重与合并方法是解决这一痛点的关键。期待知客CRM能提供更详细的操作教程或视频演示，展示如何在本地系统中高效进行数据清洗与整合，以提升数据质量与团队工作效率。
从数据治理的视角，文章归纳的方法非常系统和实用。数据质量直接关系到CRM项目的成败，而文中的建议，尤其是通过权限控制和自动化流程来保障数据安全与完整性，是构建可信数据环境的核心。希望知客CRM能持续强化其本地部署版本在这些方面的功能与配置灵活性，为企业提供坚实的支持。
文章中强调的数据输入规则与参数配置，是确保数据准确性与一致性的重要防线。在实际业务中，不同行业对字段定义和格式的要求差异很大。希望知客CRM的本地部署版本能提供更丰富的字段类型与验证规则自定义选项，帮助企业更好地适配自身的客户数据模型与管理规范。
对于日常数据维护工作而言，批量操作与自动化能力能显著提升效率、减少人为差错。文章提到的这些方法非常贴合实际需求。建议知客CRM未来能引入更多基于规则或触发的自动化数据维护场景，例如条件性批量更新、异常数据自动标记等，帮助企业实现更智能、高效的客户数据管理。
我们使用知客CRM本地部署版已有一段时间，深刻体会到文中强调的数据维护工作的重要性。系统的查重与合并功能帮助我们有效清理了历史积累的冗余客户记录，提升了数据可用性。期待未来查重算法能更加智能，例如支持更灵活的多字段组合比对，让数据清洗工作更加精准高效。
作为知客CRM的长期用户，我们非常重视其数据管理能力。文中提到的基于角色的数据访问控制，我们已在本地环境中应用，这对保护敏感客户信息、规范内部使用很有帮助。希望知客CRM能提供更多关于数据安全最佳实践的专题内容或培训，助力企业构建更完善的数据保护体系。