知客CRM系统管理员操作指南第一部分
CRM实施
2019-02-22 13:43:31
恭喜您成为知客CRM系统管理员，您获得了知客CRM的多种操作权限——这意味着您是拥有广泛权限的超级管理员。但所谓权限越多，职责越大，您需要在系统运行的初期做一些配置工作，或者在应用的过程中根据您公司的需求调整一些参数，这些工作将会使您公司的CRM系统运行得更加顺畅。以下是我们整理的关于CRM系统管理员的操作指南，详细了解这些内容将给您的工作带来较好的帮助。
一、保持数据清洁
如果您没有对数据规范做约定，这可能会使CRM数据很快变"脏"，比如用户录入随意的内容或是重复创建同名的客户资料。请您事先与您的团队沟通好某些特定数据的录入规范，并保持CRM系统默认开启的客户查重和其他数据查重功能。如果因为一些人为原因而导致出现一些可疑重复项，请使用知客CRM的合并功能。
演示视频 - 知客CRM的客户查重与合并
如何让CRM系统拥有高质量数据
二、使权限和界面与每个用户相关
您可以通过知客CRM的 [角色和权限] 配置功能，批量地为公司人员授予不同的操作和查看权限，或者给特定的人员赋予特定的角色和权限。对于每个用户组（销售、客服、财务、营销等部门），为该职能的角色人员配置合适的权限，将会使这些用户的界面更加简洁。屏幕布局的"少即是多"原则将会使用户的注意力集中在他们需要查看和维护的关键信息上。
知客CRM系统权限的详细介绍
三、利用好CRM的数据关联能力
我们曾经看到过这样的情况：CRM系统管理员创建了一系列重复的"平面"字段，如地址1、地址2、地址3等。管理这些相关信息的更好方法是通过知客CRM来创建不同的自定义表（业务关联表单）。这些自定义表中的记录可以链接到父记录，比如个人客户包含一个列有多个亲属信息的子表，企业客户包含一个关于其公司业务动态的子表。使用业务关联表单，您可以更有效地扩展父记录的信息。此外，与重复的平面字段不同，子表的记录数量是没有限制的。
请着重参考演示视频 - 如何让知客CRM扩展更多的客户信息中关于业务关联表单的描述。
四、在添加新字段之前获得共识
因为知客CRM的扩展字段较为专业，CRM系统管理员很容易创建多个不同类型的新字段。但我们建议您在添加新字段之前，与相关用户就新字段的数据规则和必要性做一个说明，沟通确认之后再来添加。这是因为，不被大家所理解的新字段（特别是设置为必填的字段），会带来应用困扰，而且会影响他们所创建数据的质量。
请参考演示视频 - CRM软件的扩展功能－智能表单中对不同类型字段的描述。
五、淘汰旧的CRM用户并创建新用户
当一个用户离开公司后，请及时禁用他的账号，并为新的用户重新创建一个账号。我们不建议让新用户沿用旧用户的账号，因为，这将使旧用户之前的数据与新用户重叠，这会使企业失去很多洞察数据（尤其是与人员相关的业绩和工作汇报方面的数据）的机会。所以，旧用户应该被及时停用，在知客CRM中，他们所占用的用户数会被释放，并且他们过去的数据会得到保留，这是有意义的。
六、阻止数据删除以及恢复数据
如果有人意外删除了客户资料，或是有意把错误的客户信息覆盖原来正确的信息，您会怎么做？您会得到多重保护，第一重是我们的自动备份功能，第二重依赖于您的谨慎——不给不必要的人员授予删除数据的权限，第三重是通过客户资料镜像恢复原来正确的版本，第四重则是通过操作日志找到相关操作人员。
演示视频 - 知客CRM的客户资料保护机制
七、系统配置和数据维护
在任何CRM系统中，系统配置和数据维护都是重要的功能集合。知客CRM把系统配置安排在一个页面里，CRM系统管理员可以在这里集中管理和维护CRM的基础数据和业务开关，这种类似于操作系统控制面板式的配置管理方法，使您能快速找到可能改变CRM运行方式的选项。
知客CRM有哪些系统配置？
八、智能表单和流程的配置
作为知客CRM的超级管理员，您天然的拥有一个实用的技能：利用智能表单和工作流设计器扩展CRM系统的业务范围。智能表单允许您创建能够描述各种业务的表单，它包括工作流表单，数据采集表单，与客户、销售机会、订单合同相关联的业务关联表单。工作流设计器可以实现基于表单填写和审批的各种自动化流程，让您用可视化的方式随时为您的公司设计一个新的业务流程或优化现有流程。
演示视频 - CRM软件的扩展功能－智能表单
演示视频 - 从简单的请假流程了解知客CRM的工作流
结论
管理CRM系统涉及到一系列重要的职责（无论您的CRM是私有化部署还是公有云平台），如果您持续遵循以上的帮助指南和通用实践，您将能优化用户体验，增加用户使用率，并产生有价值的数据和有决策意义的CRM报表。也许管理CRM系统是您的很多职责之一，但掌握以上方法和操作实践，您将成为合格的CRM系统管理员，重要的是，您会得到我们的培训和持续的帮助。
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评论
作为新任系统管理员，这篇文章提供了实用的CRM管理指南。其中“保持数据清洁”和“权限与界面个性化”两部分，帮助我更好地理解如何维护CRM系统。期待应用这些方法，提升我们公司本地化部署的CRM系统的管理效率。
从系统管理角度，文章强调的“数据关联能力利用”和“新增字段共识机制”很关键，有助于提升数据管理效率并减少混乱。希望知客CRM能分享更多优化这些功能的建议，特别是在本地化部署环境下如何实现。
我们公司已部署知客CRM，我作为系统管理员，阅读文章后意识到在数据管理和权限设置方面有提升空间。其中“阻止数据删除与恢复数据”功能对数据保护很重要，希望知客CRM能提供更多优化建议，强化本地化部署的数据安全。
文章对新手系统管理员很有帮助。中小企业常关注在有限资源下高效管理CRM系统，建议作者补充评估CRM管理效率的方法，帮助中小企业优化本地化部署的CRM系统使用。
我重点关注“用户账号更新管理”部分。由于公司人员流动较频繁，需要高效管理用户账号和权限。希望知客CRM能提供具体操作指南，帮助我们优化用户管理流程，确保本地化部署系统的安全与效率。
从数据安全角度，文章提及的“阻止数据删除与恢复数据”功能很关键。自动备份和操作日志有助于企业保护数据安全，希望知客CRM能分享更多优化建议，增强本地化部署CRM系统的数据保护能力。
文章对计划采购CRM的企业具有参考价值。潜在用户常关注在预算内选择合适的CRM系统，建议作者补充CRM性价比的评估方法，特别是本地化部署且一次付费终身使用模式下的长期价值分析。
系统易用性是我关注的重点。知客CRM功能丰富，但操作是否简便对我们很重要，因为员工技术水平不一。期望系统界面友好、易于上手，以便团队能快速适应，充分发挥客户关系管理的优势，特别是在本地化部署环境中。