如何让您的CRM系统保持数据的整洁和有效

有些公司在引入CRM后，不注意数据的准确性和完善程度。随着时间的流逝，由于充斥大量"脏"数据，销售人员难以适应，最终导致CRM被搁置一旁。CRM系统保持数据整洁可以为企业提供重要的信息价值和决策依据，否则，由于数据中的错误，您需要的信息将变得毫无用处，并会减缓销售过程。您不仅需要在CRM软件中维护干净的数据，而且还应该将其作为例行工作，这样您就能持续获得准确有效的数据。年初可能是整理CRM数据的好时机，所以，让我们开始吧。

数据整理技巧1：运行备份

随着时间的累积，CRM数据将成为公司重要资产之一。所以，始终坚持备份计划可以避免CRM数据丢失的风险。而且，有些CRM系统还支持手动热备份——超级管理员可以在CRM系统运行时进行及时备份。由于数据安全和完整性的重要性，您的第一步并不是马上开始整理数据，而是先行备份。

CRM系统维护：知客CRM数据库如何备份

数据整理技巧2：避免重复

在导入数据或手动创建CRM数据时（尤其是客户数据），难免会存在名称不一样但实际相同的数据。这种重复可能会导致销售人员撞单，并且浪费额外的时间和精力。而且，如果这种重复较多，还会使CRM数据的统计不准确。因此，有必要经常检查冗余数据并消除它们。

避免重复的第一步是为可能的重复项设置查重规则，比如除名称外，还要检查电话和邮箱等数据。虽然在导入或创建数据时，知客CRM可以通过多重规则来避免添加已经存在的潜在客户，但是由于一些数据不规整的问题（比如全角半角或有意无意输入错误的文本），不排除还会出现一些重复项。所以，一旦发现这种情况，请及时合并客户，这可以为您的销售团队节省大量时间和精力。

演示视频 - 知客CRM的客户查重与合并

数据整理技巧3：完善不完整的信息

销售人员通常急于与潜在客户达成交易，所以他们会"简化"潜在客户或销售机会的录入过程，这很容易导致CRM充斥不完整甚至错误的信息。并且，由于有些销售人员不会及时使用他们所掌握的信息来更新CRM，最终，这些信息可能会丢失在便笺和电子表格中。

在CRM中维护干净数据的一条经验法则是，要求销售人员及时更新他们所掌握的信息，并让他们相信，这些完善的信息也将给他们带来极大的帮助。另外，知客CRM还提供了一种自动化的机制，可以通过指定的数据条件来自动更新和完善一些字段（请参考本文第五节下的视频指南）。

数据整理技巧4：删除重复的字典项

数据字典是CRM的元数据，大多数业务数据都是通过字典项进行分类的（比如客户有类型、客户来源等字典项，订单有类型和状态等字典项）。所以，科学合理的数据字典能使数据表现更加清晰，更有利于发挥统计价值。如果CRM系统中存在一些重复或混乱的字典项，将会影响很多统计报表的准确性和美观度。请根据贵公司的实际情况，在 [系统配置基础数据管理] 中将其合并或删除。

知客CRM系统管理员帮助指南

数据整理技巧5：创建严格和自动化的规则

让CRM数据保持干净的关键是要设置正确的数据录入规则，比如名称字段不得包含任何数字或特殊字符，电话应严格为数字等等。这不仅是为了美观，还能在搜索和联系客户时更加准确，并减少不必要的信息干扰。除了要求CRM使用人员遵循这些规则外，您还可以通过知客CRM提供的自动化功能来实现更深层次的数据创建和修改策略，从而让数据更加完善整洁并准确反映当前业务状况。

演示视频 - 知客CRM的自动化功能有哪些应用场景

结论

通过清除无效数据、完善信息、合并重复项、设置严格且自动化的规则等操作，您可以让CRM数据更加整洁有效，从而长期发挥重要价值。尽管定期执行这些数据清理操作可能会花费一些时间，但是与其带来的好处相比，这是非常值得投入的。

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