知客CRM系统管理员帮助指南
CRM实施
2019-01-16 11:17:34
优秀的CRM系统通常都会提供系统自定义功能，以使软件能充分体现公司的业务。无需经过深入培训，CRM管理员就可以轻松定制其公司的CRM系统，诸如添加扩展字段，配置各种表格等等。自定义功能使CRM系统更加灵活，但是如果没有正确的应用理念，随意地配置可能会导致：系统界面变得很糟糕，用户操作很繁琐，数据冗余且没有意义。所以即使是CRM系统本身提供了自定义的功能，我们也要严谨以待。以下是一些管理员在配置CRM系统时可能会犯的错误，我们希望您可以避免这些错误。
1、创建过多的自定义字段
很少有人会喜欢几十上百个字段堆砌的页面，您确定您的公司真的需要这么多的字段？建议在团队之间达成某种程度的共识，即是否要创建新的自定义字段，新字段的数据类型应该是什么，新字段应包括哪些宽松或严格执行的业务规则。不断添加新字段而没有预先考虑或达成共识，最终可能导致大量多余的字段。这不但会增加用户的负担，还使整个系统的运行也不再那么流畅。
2、添加大量的选项或复选框
您当然可以为某一个类型化的字段添加数十个复选框，但是真的需要这么多吗？从数据管理和统计的角度来看，只需创建少量可以"概括"细小分类的选项，并就这些分类的意义与用户达成共识。这样的话，您的团队就不用忍受巨宽巨长（甚至要多次拖动滚动条）的页面了。
3、太多的必填项
每个业务实体（诸如客户、订单等页面）中必填字段的数量应尽量保持最少。如果一个字段只是为了收集额外信息，就允许它选填，如果一个字段就那么几个填写项，就把该字段配置为可选择的类型（而不必让用户去手动填写）。如果在技术上为大多数字段强制采用非空值，用户将会大大降低创建新记录的意愿。所以，设置太多必填字段最终会阻碍用户的采用，得不偿失。
4、使用选择列表来代替输入
您可能想创建一个可填写的字段，来让用户输入客户名称或订单号。这无疑会增加用户的操作量，而且信息的填写也很难做到准确。事实上，您可以在CRM系统中为客户或订单创建一个关联字段，用户只要点点鼠标，或者简单输入进行模糊查询，就能从成千上万的列表中找到特定的关联业务实体。所以，与其创建填写框，通常不如在特定实体或对象上进行查找关联，而且这种选择列表还允许用户查看相关记录的视图。
5、用子表代替平面字段
有时您会想要为一个业务实体创建多条相关的子记录，比如你想为个人客户添加多个履历备注，您可能会添加"任职公司1，职位1，任职时间1，任职公司2，职位2，任职时间2"这样的平面字段。这是一个常见的将电子表格使用习惯带到CRM系统中的典型案例，请不要这样做，这违反了上述第一条原则，会使系统的界面过于臃肿。优秀的CRM支持为业务实体添加子表，甚至支持添加"表格型的扩展字段"，您可以用其中一种方式来代替它。比如知客CRM就具备这两种自定义功能，您可以为客户这个业务实体自定义一个履历子表，这样用户就可以为一个客户添加多个履历记录了（一对多的数据关系）。这种子表会使界面更加清晰，操作也更合逻辑。
6、使数据字典保持清晰
在CRM系统中，一个业务实体（客户、销售机会、订单等等）可能有若干个数据字典属性。比如客户可能有类型和来源这两个属性，而类型则有 [ A类客户、B类客户、C类客户 ] 这样的字典项。这些字典项应该要直观地说明业务实体的状态，所以请与您的团队达成共识，为每一个业务实体设置合理的字典项。准确的数据字典会使CRM系统的数据更加清晰，也有利于发挥统计价值。
7、没有按用户角色设定界面布局
在CRM系统的配置中，规范对业务数据的访问是一个重要的事项。某些数据点（例如客户的银行账号信息）是机密的，团队中的很多成员不必访问此信息。优秀的CRM通常允许您自定义业务实体的界面，您可以按部门或人员授予或撤销对这些关键字段的访问权限，使其不可见或不可编辑。正确地配置和管理基于角色的界面布局可以提升业务数据的安全，否则可能在公司内部造成不必要的困扰和信息泄露。
结论
与一些老旧的CRM系统只能通过代码开发来实现对系统的定制不同，支持自定义的CRM系统通常更加专业、灵活且经济。但在实施层面，CRM系统的管理员应该与用户充分沟通协调，并深入理解每个配置项对用户和系统所造成的影响。通过正确的自定义，贵公司的CRM系统将拥有更好的界面呈现，更流畅的用户操作体验，以及更有价值的数据报告。
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评论
我们公司计划对CRM系统进行自定义配置，但担心在过程中出现常见误区。文章指出的过度创建自定义字段与选项的问题很有参考价值。希望作者能分享一些实际案例，说明如何通过合理的字段规划与标准化选项来避免系统冗余，帮助我们更高效地实施本地部署CRM的自定义。
数据安全是我们公司的首要考量，特别是客户与销售数据的保护。文章提到的基于用户角色配置界面布局的方法，有助于实现权限隔离与数据安全。希望作者能进一步提供实施角色权限管理的具体步骤与最佳实践，以增强我们本地部署CRM系统的安全性。
我们当前使用的CRM界面较为复杂，影响操作效率。文章建议使用子表替代平面字段来优化布局，这很有启发。希望作者能详细说明如何通过自定义功能简化界面，例如通过模块化设计和直观的导航，提升本地部署CRM的用户体验与操作便捷性。
文章强调了自定义字段与选项管理的重要性，但在实施中需协调团队共识。我们关注如何评估自定义字段的业务价值与必要性。希望作者能提供一些评估框架，如字段使用频率、数据完整性等指标，以指导我们在本地部署CRM中进行有效的字段管理。
文章提出的使用选择列表替代自由输入字段的方法，有助于标准化数据输入。不同行业如金融与制造业，数据录入需求各异。希望作者能结合行业特点，分享如何设计选择列表以匹配业务流程，从而在本地部署CRM中提升数据质量与录入效率。
CRM系统的自定义功能虽然灵活，但需有策略地应用以避免系统臃肿。希望作者能提供制定自定义策略的指导原则，例如基于核心业务流程、用户角色需求等，帮助企业在本地部署CRM中实现结构化的功能扩展。
作为知客CRM的用户，我们对其自定义功能如扩展字段与表格配置表示认可。在实际使用中，管理大量自定义字段存在挑战。希望知客CRM能增强字段管理工具，例如提供字段使用分析、批量编辑等功能，以优化本地部署系统的维护效率。
我们使用知客CRM的本地部署版本已有一段时间，其界面布局功能提升了团队协作。新员工在适应自定义功能时需额外培训。希望知客CRM能提供更全面的使用教程与培训资源，例如视频指南或交互式演示，以加速新成员的上手过程。