为什么购买CRM系统不建议采用招投标
CRM选型
2021-05-24 10:57:44
CRM选型过程中，很多CRM供应商都收到过内容"正式"、需求繁多的系统需求规格说明书（常见于高预算大型CRM系统的实施）。传统意义上，这种需求规格说明书常用于招标过程，用于对初始阶段的供应商评分（事实上，它被用来在早期筛选供应商），同时帮助系统买家了解多个供应商解决方案之间的重要特性和功能差异，从而可以将大量CRM供应商缩减为一个较短的名单。但是在CRM系统渐趋标准化、产品和价格透明度提高的今天，需求规格说明书可能已经成为CRM选型过程中的阻碍，以下就是理由。
1. CRM供应商的产品信息透明度提高
CRM发展至今，已经是一个相对成熟的行业——成熟意味着产品信息和方案能力的透明度提高。CRM供应商通常会将其产品功能的侧重点、解决方案的业务重心放在网站上，所以大多数公司可以通过供应商网站得到一组明确的 CRM 供应商作为候选名单。
知客CRM的价格信息清晰，系统功能以视频和图文指南的方式放在相关栏目中。
2. 功能不对等
在大多数情况下，市场上常见的 CRM 系统具有相似的功能集。但这里的"相似"更多时候是表面的，比如都有客户管理模块，但在专业程度、界面交互、实际应用效果上有着明显的差别。而这种差异可能无法在 CRM 需求规格说明书中的"问答"中发现。
3. 需求规格说明书过于"正式"
有些企业的需求规格说明书中包含"官方且正式"的需求描述，而且还有明显的"复制"痕迹。原本是一组柔性的、以个性化沟通来展开的需求，被一长串措辞为"必须具备"、"应该具备"的功能需求列表代替。这无助于供应商了解企业真实细腻的业务需求。
4. 既费时又费钱
企业编写这样的需求规格说明书要花费时间和成本，供应商查看回复也需要投入时间。当我们看到这样一个"似乎什么都说，但什么都没有说到点上"的需求建议书时，令人好奇的是企业为什么不花时间来整理详细的业务需求，这种表面文章更像是企业内部消耗的一种表现。
5. 需求规格说明书无助于制定预算
需求规格说明书通常向供应商提出很高的要求（这可能是因为在网上参考了某个大型CRM解决方案的要求），这反过来意味着供应商也会要求较高的预算。但其中大多数企业可能无法提供这样的预算，这就导致很多耗时耗力编写的需求规格说明书缺乏执行基础。
6. 合适的供应商可能会拒绝参与
对于供应商而言，响应这样一份需求规格说明书可能是一个繁重的过程。如果供应商的销售团队发现有其他机会更容易跟进的话，则该团队可能不会对该需求建议书进行投标——尽管他们可能是该项目合适的供应商。
7. 需求规格说明书无助于解决意见分歧
企业编写需求规格说明书的目的之一可能是在对 CRM 解决方案有不同看法的部门之间达成共识。然而，共识是基于真实的业务流程和软件试用体验的真实感受，一份复杂到不切实际的需求规格建议书反而会造成信息鸿沟。
8. 需求规格说明书可能会延迟购买过程
有些企业认为编写完善的需求规格说明书可能会加快CRM的选型过程，但结合以上第4、6点所描述的观点，这项工作反而会需要花费更长的时间，甚至产生"为了加快进程而拖延进程"的矛盾效果。您可以试着简化这个步骤，专注于与售前顾问沟通，并认真评估和体验产品，您会发现整个过程将会更顺利地进行。
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评论
文章的观点有一定说服力，但我觉得需求规格说明书在某些场景下仍有其作用，例如帮助内部团队统一认知、明确核心需求。希望知客CRM能提供一些关于如何平衡文档编写与实际体验的建议，而不是完全否定这种形式。
文章提到需求规格说明书可能延长选型周期，这确实是我们遇到过的情况。希望知客CRM能提供一些更高效的选型支持，比如快速评估指引或简化的需求梳理模板，帮助企业更快地定位合适的客户关系管理系统。
文章提到的“最合格的供应商可能会拒绝参与”确实值得注意。过于复杂的文档可能让一些供应商却步。采用分阶段、渐进式的需求评估方式，或许能吸引更多供应商参与，也有助于企业更务实地推进选型。
文章观点较新颖，但在一些大型或合规要求高的企业中，需求规格说明书仍是必要环节。希望知客CRM能提供一些结构清晰且不过度复杂的需求评估框架，在保证必要流程的同时提升选型效率。
文章中提到的“既费时又费钱”问题确实常见。我们之前也花费不少时间编写需求文档，但回应有限。后来通过直接体验知客CRM的系统，更快地明确了匹配度。提供充分的试用支持，确实能帮助企业更直观地评估系统。
我们公司在选型时也曾陷入过度依赖需求文档的情况，后来发现与实际使用感受有差距。通过和知客CRM的售前沟通与产品试用，更快地理解了系统与业务的匹配度。这种注重实际体验的选型方式值得参考。
文章提到的“功能不对等”问题很关键。不同客户关系管理系统即便功能列表相似，实际使用体验和细节处理可能差异很大。如果能提供更贴近实际场景的功能演示或对比分析，会帮助企业在选型时做出更准确的判断。
文章对需求规格说明书潜在弊端的分析有启发性。在CRM系统选型中，实际体验与供应商的专业服务可能比一份静态文档更重要。希望知客CRM能分享更多关于如何高效推进选型、减少文档依赖的实践建议。
需求规格说明书在形式上很规范，但在实际操作中可能造成选型流程拖沓。我们公司预算有限，更关注系统实际匹配度。文章提到的“透明化”选型思路，强调沟通与试用，或许能帮助中小企业避免被繁杂文档误导。
文章观点比较明确。我们公司之前编写需求文档投入不少精力，但发现不少供应商并未深入理解我们的业务场景。直接与供应商沟通并结合系统试用，可能是更高效的选型方式。希望有更多关于如何组织此类沟通的实用建议。