如何使用字段级权限提高CRM数据安全性
功能扩展
2020-03-10 14:51:52
CRM系统通常允许您定义具有不同权限级别的用户角色，因此您可以控制对CRM关键数据的访问。您可以让每个用户能够查看或编辑他们有效完成工作所需的数据，而不会影响数据安全性或CRM系统的完整性。在CRM系统中，通常可以分配以下三个访问级别。
一、常见的三级访问权限
访问级别1：使高级用户能够访问、查看、编辑和删除整个CRM系统中的数据。
访问级别2：授予经理和其他中级用户访问、查看、编辑和删除他们自己的数据以及他们的下属所拥有的数据的权限。这些用户也可以对其他数据仅拥有查看权限。
访问级别3：允许普通账户仅访问、查看、编辑和删除自己的数据。级别3的用户还可以通过共享机制，对其团队中其他用户拥有的联系人和记录拥有仅查看权限。
二、设置具体角色的访问权限
了解不同部门和角色如何使用CRM，有助于适当地规划自定义用户角色并分配正确的数据访问级别。虽然每个公司都不同，但您可以使用以下指南作为规划CRM访问权限的起点。
1级
CRM管理员：作为CRM系统的超级管理员，该角色需要对整个数据和功能拥有完全访问权限，以便他们可以自定义CRM设置、构建工作流程并培训其他用户正确使用。
CXO：公司财务总监（CFO）尤其依赖CRM的洞察力来制定公司的财务战略。其他公司领导者（如CEO）利用CRM数据来监控关键业务指标并为各种战略计划提供信息。
销售和营销总监：销售经理需要高级别的访问权限，以监督销售团队活动、简化销售流程、监控销售渠道并跟进业务目标的进度。营销经理依靠客户数据来跟进营销活动绩效并优化营销方案。
数据分析师：此角色需要对CRM系统进行高级访问，以提供报告和分析，对数据和流程进行审计，并将CRM与其他商业智能解决方案连接起来。
2级
销售经理/销售人员：销售人员通常是CRM软件的主要用户。他们依靠CRM来获取联系信息，跟进与客户和潜在客户的互动，并管理销售周期中的每个阶段。
营销人员：CRM数据对于营销人员来说非常有用，例如受众细分和营销活动定位。他们还可以使用CRM自动化和工作流功能来简化项目管理。
3级
客户服务代表：服务和支持团队严重依赖CRM的联系人管理功能来获取联系人信息和客户历史记录、记录客户交互并提供一致的客户体验。
注意：根据您公司的规模和复杂性，将销售和营销总监置于第2级，将销售和营销人员置于第3级可能更合适。
合理设置CRM的权限控制
实施CRM并非易事。大多数CRM系统在技术上可以开箱即用。但是，它们通常需要进行广泛的规划，以确保配置、实施和部署顺利进行。比如用户访问权限的设置就是其中一个重要环节。
咨询CRM供应商的售后顾问可能有助于提高用户采用率并实现更好的投资回报。他们在集成、测试和定制CRM系统方面通常受过专业培训。通过与您讨论人员分工、组织架构，他们可以帮助您在CRM系统中设置合理的访问级别。
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评论
在CRM系统初期实施中，权限配置确实需要仔细考量。销售团队希望获得完整的客户信息以支持跟进，而财务等部门则关注数据安全。文章提出的分级权限思路具有参考价值，特别是区分高层管理者与一线执行人员的视角差异，前者侧重趋势分析，后者关注操作细节。
三级权限模型是常见的权限框架，但在实际应用中可能会遇到跨团队数据共享的挑战。例如，当销售成员需要临时协作时，如何让级别3用户高效、合规地获取相关客户数据？文章若能补充动态权限申请或临时授权的实践案例，会更具操作性。
我们使用知客CRM两年，其权限控制的颗粒度较为细致，支持字段级别的可见性设置。初期配置时，后来发现若能更早依据“按业务场景进行角色分组”的思路进行规划，可能会使权限结构更清晰。
对于规模在50人以下的企业，标准的三级权限模型可能显得复杂。我们将销售与客服角色合并为二级权限结构，反而简化了管理并提升了跨部门响应速度。文章如能探讨不同企业规模下的权限方案变体，适用性会更广。
文章可以进一步强调权限变更的审计与日志记录的重要性。我们曾遇到员工异动时的数据安全风险，后依靠系统的操作日志功能进行追溯。将“权限操作留痕”作为数据安全管理的必备环节，是很有必要的。
理论上权限模型清晰，但在实际管理中，管理层有时会提出更灵活的权限需求。我们最终调整为“定期评估与调整”的机制。文章中建议“咨询实施顾问”是合理的，因为专业的配置建议能平衡安全与效率。
级别2权限中“下属数据可见”的设计在提升效率的同时，也需要谨慎考虑安全风险。我们曾加强账号安全与批量操作的控制，例如增加二次验证。知客CRM在安全功能响应上较为及时。
文章提到用户培训的重要性，可以进一步深入。将权限培训融入具体业务场景进行演练（例如模拟不同角色处理客户请求），比单纯的功能讲解更能帮助用户理解权限设置的必要性与正确使用方法。