成功更换CRM系统的六个步骤

在过去的20年里，CRM已经成为任何以销售为导向的公司的重要工具。CRM一直帮助企业改进销售流程，但作为一种商业策略和技术，它在这20年里发生了积极的变化。过去的CRM只是一个功能有限的应用程序，在当时可能对您的公司很有帮助，但如今的CRM经过了多次业务和技术迭代，从协助潜在客户开发和培育销售渠道，到监控团队绩效和市场营销、销售和服务流程的自动化元素，CRM产生的洞察力有助于公司获得竞争优势。因此，如果您正在使用一个很久以前的CRM解决方案，而且它阻碍了您公司的发展，那么也许是时候改变了。

一、关于采用CRM，您处在哪个阶段？

关于对CRM的应用和认识，您的公司很可能处于以下阶段之一：
1、贵公司从来没有使用过CRM，您正在使用Excel电子表格、记事本、联系人工具来管理客户和销售。
2、贵公司多年前就实施了CRM解决方案，但其功能已无法发挥，这阻碍了贵公司的销售过程和增长。
3、您曾经因为实施不成功或与供应商的关系不好而搁置了您的CRM系统。
4、您的CRM软件功能看上去很多，但其中的大多数功能使用率很低，您只使用这其中有限的几个功能。

拥有以上情况的一些公司不愿意改变——他们担心变化会出现更加不好的结果——所以他们坚持现状。但是，哪一次的前进不是因为变化？如果您符合以上一种甚至两三种情况，那么您需要考虑首次采用或更换现有的CRM系统，从而为贵公司的发展创造一个更加良好的环境。

二、更换CRM的两个主要原因

1、实施不力，供应商不合适。
如果您曾经实施过CRM但失败了，请分析失败的原因，以确保下次不会重复同样的错误。列出原有供应商及其实施团队、己方人员的一些行为——他们做的对的和错误的，以此进行总结并和新的供应商接触，比如：您喜欢的CRM应该是什么样的？您不喜欢什么？贵公司以前的需求是不是过于复杂了？是否有些功能描绘起来很好，但无法落地使用？对您的公司来说，原有的CRM系统是否太复杂了？太贵了？

2、再也不合适了
您的企业相比以前，已经大为不同了，原有的CRM已经无法满足您进一步发展的要求。在这种情况下，您需要确定当前的CRM无法提供什么，与您现在的业务有哪些不匹配的地方，您需要什么新功能——请从战略上考虑您的业务增长需要什么——从而将您的需求映射到新的CRM系统上。

三、成功更换现有CRM的六个步骤

要更换现有的CRM，首先需要明确您的需求，然后制定一个清晰的计划，以让CRM帮助您实现目标。遵循以下步骤将有助于您确定您的公司需要什么，从而为您的业务找到合适的供应商（同时也是合作伙伴）和CRM系统，这将使您接下来的实施过程更加顺利。

第一步：确定合适的选型人员
一些公司很乐意将CRM的选型工作完全交给技术团队——毕竟，他们是专业的。但是，选择CRM需要一个协作过程，CRM系统是企业整体业务的推动器，因此总经理、销售经理以及技术人员都必须参与进来。您需要从战略业务的角度考虑CRM——您希望新的CRM如何改善公司的业务？它应该在多大程度上提高销售人员的工作效率？如果您把选型工作完全交给IT人员处理，他们可能会被技术（而不是业务需求）所左右！如果要获得正确的结果，选型小组至少需要一个利益相关者（总经理或公司股东）。

事实证明，公司老板或总经理亲自参与的选型，其选择的CRM系统成功率和回报率通常会更高。

第二步：准备一份简洁易懂的需求文档
您之前使用过CRM，所以，这次您的目标更加明确。请规划好您的业务需求，建立明确的目标。请记住，不要再采用十几年前那几十上百页的冗长需求文档了——事实上，这些文档的编写人员甚至不清楚自己想要什么，也许他们在编写这份文档时80%以上的时间都在复制粘贴。所以，您需要的是一个简洁明快的需求列表，就像下面这篇文章所给出的提示一样。
如何定义和整理CRM需求

第三步：寻找合适的CRM
首先，CRM系统需要具有成本效益和可定制性。很重要的一点是，CRM系统要有一定的扩展能力，能很容易地根据您的需要进行配置以及调整流程。在选择CRM时，请不要被花哨的噱头分散注意力——您需要的是实际的功能来实现您的业务目标，而不是无法落地的概念。

在选择CRM时还要注意的一点是，人们都喜欢大而全，但一个超级复杂的CRM系统对于一个只有20人的销售团队来说，其大部分功能与生意无关，而您还要为此付费。所以，请不要过度复杂化您的CRM。
大而全的CRM项目为什么容易失败

我们之前写过很多文章来帮助用户选择合适的CRM软件，您可以点击以下链接得到全面的参考。
CRM选型全面指南-文章列表

第四步：将供应商视为合作伙伴
当涉及到CRM时，将供应商视为合作伙伴不是一句空话。因为CRM系统是将要和您一起工作的重要"同事"，而一个成熟合格的供应商能够帮助您把业务平滑地切换到CRM系统上。无论是售前还是售后，您与供应商都可能会紧密接触，诸如探讨流程优化，销售环节的改进、功能细节的调整等等。所以，将CRM供应商视为商业伙伴，而不只是一个卖主，有助于您更好地与之沟通并深入CRM业务实践。

第五步：数据迁移
数据迁移是人们在更换CRM系统时最关心的问题之一。由于不同的CRM系统其数据库结构差异巨大，很难实现全部数据的转移。所以，请首先确定您现有的CRM能够导出您想保留的关键数据，再确定您选择的CRM系统能够导入非限定结构的数据（比如很重要的客户数据和联系人数据）。如果您还需要迁移其他数据，请确保您原来的供应商能够提供技术支持，以及新的CRM系统能够为您定制开发一个数据导入工具，以实现其他数据的迁移。

第六步：开始采用全新的CRM
有一个全新闪亮的CRM系统是很好的，但是如果只有20%的用户采用率，它就不起作用了。所以，您需要获得有效的技术支持和培训。您的新供应商应该帮助您从一个解决方案平稳过渡到另一个解决方案，而且为您提供详细的产品使用指南和一对一的咨询。所以，正如上面所说的，您选择的是一个可以持续发挥作用的合作伙伴，而不是一个简单的供应商。

结论

向您现有的CRM系统挥手告别并不容易，毕竟您和您的销售团队已经习惯了它。但是，您将不知道因此而错过了什么。一个有缺陷的解决方案对您的业务来说，造成了多少机会成本的损失？所以，正确的做法就是正视现有CRM系统的缺陷，积极寻找替代方案来解决它。请按照我们给定的步骤去做，您将成功的找到一个更加合适的CRM。

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