七个“有趣”的现象表示您的公司需要CRM了
营销理念
2019-08-09 15:27:23
毫无疑问，电子表格（比如Excel）是现代商业的中流砥柱，大多数企业都经常使用它。这是因为，表格很适合存储与客户相关的信息，而与客户保持联系对于任何小型或成长型企业都很重要。但这里有一个问题，客户信息是动态的，而表格在处理动态信息方面相比关系型数据库有着明显的不足。显然，要在电子表格中管理完整的客户信息，就像是把方钉强行放到圆孔中一样，很难做到"严丝合缝"。现在，我们从多个方面来对比电子表格与CRM软件，客观看待其优劣势。
一、客户视图
电子表格的劣势
当大多数联系人都保存在电子表格中时，您别无选择，只能在要么无序、要么过时的列表中找到可用信息。您很难筛选并专注于特定记录，特别是当销售人员在紧张的电话过程中时，这可能会非常分散注意力。
CRM软件的优势
CRM软件以整洁的视图显示每条记录，它支持快速筛选，支持按客户优先级排序，支持快速查看客户详细信息。因此当销售人员与潜在客户交谈时，他们可以更加专注并掌握主动。
二、销售过程管理
电子表格的劣势
您的销售团队需要从根本上了解销售过程的各个阶段。当然，它有一个名词——销售"漏斗"或销售"管道"。然而，当你在使用电子表格这样完全文本化的系统时，你很容易忽视客户在销售流程中处于哪个位置，很难洞察要对潜在客户采取哪些有针对性的销售活动。
CRM软件的优势
CRM软件通常在可视化销售流程方面表现出色。它拥有可视化的销售管道和销售过程报告，可以让您的销售人员了解潜在客户的阶段和状况，这可以帮助他们采取正确的销售活动推动潜在客户到下一步。
三、沟通记录
电子表格的劣势
电子表格可以存储沟通记录，但它很难直观、可视化地呈现这些沟通记录的来龙去脉，很难形成一个基于上下文的沟通历史。即使是按顺序保存好沟通记录，但密密麻麻的文本严重缺乏可读性。
CRM软件的优势
CRM用一种很直观的方式保存和呈现每个潜在客户的互动记录，并按时间自动整理。当您的销售人员拥有双方大多数互动的历史记录时，他们就会对客户关系有更丰富、深入的了解，这可以帮助他们赢得更多业务。当然，还不止这些，CRM的沟通记录还具有丰富的信息链接（比如链接到附件和联系人详细信息）和自动提醒能力。
四、集成
电子表格的劣势
客户关系不仅仅是保存静态联系数据。您需要与潜在客户积极互动，并及时安排跟进和约会。但是你不能从电子表格中做到这一点。如果您想发送电子邮件或短信，则必须单独执行该操作。这看起来没什么，但反复在任务和窗口之间切换对效率有较大影响。手动编写信息还意味着偶尔会发生一些错误，可能会导致输入错误的联系方式，错别字等等。
CRM软件的优势
CRM软件可以与其它工具集成，比如邮件、短信或呼叫中心。销售人员可以在客户列表选择客户，用事先编写好的模板向客户发送邮件或短信，或是快速拨打电话而无需担心输错号码。
五、协作和工作计划
电子表格的劣势
销售就是一种精细化的过程管理。在执行时，协调和问责很重要。但是在电子表格上，很容易忘记谁在做什么、什么时候做以及为什么做。过时甚至丢失的信息，很难实现完整的协同。
CRM软件的优势
CRM使销售人员大多数的工作有迹可循，您可以轻松查看哪些潜在客户分配给了哪个团队成员；谁在什么时候采取了什么行动；您可以查看每天的工作计划和结果，查看任务完成情况。这使您的销售团队能够更好地协调，并在同一个平台上保持步调一致。您还可以衡量销售活动进展，监控重要的 KPI，以便在需要时进行调整。
六、数据管理
电子表格的劣势
数据输入可能是一项苦差事，既费时又单调，而且容易出错。尽管电子表格可以通过"宏"来实现一些自动输入，但对于普通用户来说，这很难做到。更何况，客户数据往往是联动的。
CRM软件的优势
CRM 具有自动化的数据输入功能，从名片扫描（比如知客CRM的微应用嵌入钉钉后可支持该项功能）到自动化数据更新规则，销售人员只需较少的努力就能完成多种信息的添加和更新。
七、数据安全
电子表格的劣势
电子表格只是驱动器或服务器上的文件，可以轻松访问、修改、删除或窃取。一个表格文件可能会在一次误操作中丢失。如果销售人员要离职，他们将电子表格的副本带给新公司也相对容易。
CRM软件的优势
CRM软件允许按不同级别的权限来访问数据，并允许在需要时随时撤销用户访问权限。中央数据库可以采用自动备份计划来保障数据的安全性，即使是恶意的客户信息修改，CRM也可以恢复到之前正确的版本。
八、性能和扩展
电子表格的劣势
随着电子表格变得越来越大，它们变得耗时且使用起来很麻烦。大文件需要很长时间才能加载；处理简单的"查找"功能会占用宝贵的时间；特别是如果表格中有大量数据和报表，可能会导致您的计算机突然停止运行。另外，电子表格有字符限制，这将使存储大量客户数据变得困难。
CRM软件的优势
专业的CRM软件具有良好的可扩展性，可以通过添加扩展字段和子表来丰富对业务实体的表述。由于关系型数据库的扩展性和CRM系统高性能的底层数据架构，CRM能够存储和快速呈现海量客户数据。
九、报表
电子表格的劣势
如果您试过从庞大或多个分散的电子表格中提取特定数据来生成一张统计图表，那么您就会了解满足领导对报表的需求是一项多么困难的工作。此外，当电子表格附有报表时，一个错误的操作可能会改变来源数据。
CRM软件的优势
专业的CRM软件提供了常用的报表，以大多数决策者的角度自动汇总和实时呈现业务动态。CRM的报表允许您动态地对数据进行切片分析，以发现趋势和相关性——大多数这些都无需担心影响基础数据。
结论
相比电子表格，CRM软件可以节省时间、提高注意力、提高效率、更好地展开协作和制定销售策略、提高数据安全性。这些优势可以简化销售团队的工作，帮助您的销售团队专注于客户关系和提高销售收入。
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评论
我们曾长期依赖Excel管理客户，但随着业务复杂度和数据量增加，其在实时协同与流程管理上的局限日益明显。CRM系统的自动化与结构化数据管理能力，正是我们需要的升级。对于本地部署的知客CRM，我们特别关注其如何帮助我们将历史Excel数据平滑、完整地迁移，并构建可扩展的客户管理体系。
文章对销售过程管理与沟通记录的价值分析很到位，这确实是Excel难以系统实现的。在选择CRM时，除了功能，我们同样看重系统的学习曲线与长期使用成本。知客CRM一次付费终身使用的本地模式，可能意味着在度过初期学习阶段后，团队可以长期稳定地使用，无需担心持续的订阅费用与适应频繁的界面变更。
我们已经从Excel切换到知客CRM。最大的改善在于销售过程的透明化与客户信息的集中化。销售管道视图让管理更直观，客户全景视图避免了信息散落。作为本地部署系统，其报表功能基于我们自己的数据生成，我们希望未来能支持更多自定义分析维度，以更灵活地挖掘业务洞察。
文章的对比分析很客观。对于初创或微型团队，Excel因其灵活性和零额外成本，确实是一个起点。但当团队协作需求增长、客户数据成为关键资产时，引入CRM系统就变得必要。知客CRM的本地一次性买断模式，为小企业提供了一种从“工具”升级到“系统”时，控制长期成本的可行路径。
数据安全与团队协作是我们从表格升级到系统的主要驱动力。Excel的版本管理和权限控制确实薄弱。本地部署的CRM如知客，可以将所有客户数据存储在企业内部服务器，通过严格的角色权限和操作日志，实现数据的安全共享与可追溯管理，这让我们更安心。
文章指出的性能与扩展性优势是关键。客户数据量会随时间积累，系统架构必须能支撑。本地部署的知客CRM，其性能很大程度上取决于我们自身的服务器资源，这给了我们根据数据增长灵活扩展硬件能力的自主权，同时也需要关注其与现有业务系统（如财务软件）的集成能力。
使用知客CRM后，数据录入的自动化（如名片识别）确实解放了大量人力。本地部署环境下的数据更新与流转都在内网完成，速度和安全性更好。我们期望其在数据交换方面能支持更丰富的格式与接口，方便与我们内部其他管理系统进行定期的数据同步与整合。
系统的灵活性对于适应企业独特业务流程至关重要。除了预置功能，我们更关心CRM能否允许我们自定义客户字段、销售阶段乃至报表模板。知客CRM的本地部署版本，理论上应该允许我们进行这类深度定制，以满足我们行业特有的客户管理与分析需求。
与外部工具的集成能大幅提升工作效率。过去手动从Excel提取客户列表进行邮件群发，效率低且难追踪。我们期待知客CRM的本地系统能通过安全的方式（如SMTP/API）与企业的邮件服务器或短信网关集成，实现基于客户分群的自动化沟通与效果记录。
团队接纳度是系统成功落地的关键。从自由的Excel切换到结构化的CRM，需要改变工作习惯。清晰的实施规划、分阶段的功能启用以及充分的培训很重要。选择像知客CRM这样一次付费终身使用的系统，也意味着团队学会后可以长期使用，避免了因频繁更换系统带来的重复学习成本。